Med FacilityNet ressourcebooking kan du hurtigt booke ressourcer online, såsom lokaler, AV-udstyr eller biler. For at oprette en booking skal du være logget ind i FacilityNet. Denne guide viser dig de vigtigste trin, så du hurtigt kan reservere de ressourcer, du har brug for.
Har du desuden adgang til FacilityNet mødeforplejning kan du bestille mødelokale og forplejning til dine møder, i en og samme bookingproces. Læs mere her.
Indhold:
Brugeroprettelse
Opret brugerkonto
Afhængigt af virksomhedens opsætning kan oprettelsen af brugerkonto variere. I nogle virksomheder skal brugerne oprette sig selv.
Følg guiden "Opret brugerkonto" nedenfor, hvis det er tilfældet.
I andre virksomheder oprettes brugerkonti automatisk. Hvis dette er tilfældet, har du modtaget en invitationsmail fra FacilityNet med et link til at oprette dit brugernavn og din adgangskode. Hvis du ikke har modtaget invitationsmailen, kan du nulstille dit brugernavn og adgangskode ved at bruge linket nedenfor:
Opret booking
Book via timeline (et godt planlægningsværktøj)
Når du er logget ind i FacilityNet, kan du oprette en booking.
I følgende eksempel, vil den ønskede ressource være et lokale, men beskrivelsen gælder også andre ressourcetyper.
1: Timeline
- Hvis du har krav til den ønskede ressource, kan du tilføje filtre øverst. For mødelokaler, kan det f.eks. være krav til lokation, antal pladser, AV-udstyr mv. Herefter vil kun de lokaler, som lever op til kravene, blive vist.
- Ud for det ønskede lokale, kan du klikke under det ønskede starttidspunkt, og trække til det ønskede sluttidspunkt. Dit møde vil nu dukke op på tidslinjen.
- Dit møde kan efterfølgende trækkes til andre tidspunkter eller lokaler.
- Du kan ændre på start- og sluttidspunkt ved at trække i enderne af møde-"blokken".
- Tryk på "Book" for at fortsætte bookingen.
2: Mødedetaljer
- Start med at vælge om mødet er eksternt og/eller privat. Private møder vises kun som "Privat" på møderums-skærme og vil ikke blive vist på infoskærme.
- Giv mødet et navn.
- Vælg hvem der er vært for mødet.
- Det er muligt at skrive en besked til servicecentret, hvis der er noget særligt, de skal vide om mødet.
- Tryk på knappen "Bekræft".
3: Tilføj deltagere
Nogle virksomheder har valgt at bede medarbejdere og ressourcebookere om at tilføje deltagere til bookingerne, så receptionen kan se hvilke gæster de kan forvente at skulle tjekke ind den enkelte dag.
-
Tilføj deltagere til mødet
- Skriv navn
- Skriv firma
- Angiv om det er en deltager udefra
- Tryk på "Tilføj deltager" for at tilføje yderligere deltagere
- Du kan tilføje grupper af deltagere hurtigt. Ved at trykke på "Bulk add attendees", får du et tekstfelt frem, hvor du kan indtaste en deltager pr. linje.
- Ved at trykke på "Tilføj kollega" kan du vælge blandt en liste af kollegaer, hvem der skal deltage.
- Når alle deltagere er tilføjet, trykkes på "Gennemfør booking"
4: Ressource booket
Din booking er nu registreret. du kan nu vælge om du vil tilføje mødeforplejning til mødet (kræver adgang til Facilitynet Mødeforplejning). Du kan også foretage yderligere ressourcebookinger.
For mere udførlig beskrivelse af mulighederne, se vores guide "Opret booking":
Har du adgang til FacilityNet Mødeforplejning, kan du nu tilføje forplejning til dit møde.
Book via Ledige tider (hvis der er overbooket)
Hvis du hurtigt vil have en oversigt over ledige tider, kan du benytte funktionen Ledige tider.
Fra din timeline, trykker du på "Timeline"-knappen og skifte til "Ledige tider"
- En oversigt over ugens ledige tider vises.
- Du skal derefter blot vælge et af de foreslåede tidspunkter for at fortsætte bookingen fra punkt 2: Mødedetaljer som set ovenfor.
Book ad-hoc (systemet finder bedste match)
Som noget nyt har vi tilføjet Room Finder, som gør det nemt at finde ledige lokaler til ad-hoc møder eller hvis der er overbooket. Room Finder kan tilgås fra web, Outlook add-in og i mobilappen.
- Ved at indtaste søgekriterier som antal pladser og mødevarighed og trykke "Søg", foreslår funktionen automatisk lokaler, der matcher de angivne søgekriterier.
- Du skal derefter blot vælge et af søgeresultaterne og trykke "Book" for at fortsætte bookingen fra punkt 2: Mødedetaljer som set ovenfor.
Rediger eller slet booking
Hvis du ønsker at opdatere eller slette en booking, er det meget nemt. Følgende guides tager udgangspunkt i at der skal redigeres i en booking samme dag. Bookinger for kommende dage kan findes under ikonet Kalender.
Opdater booking
- Start på dit dashboard
- Ud for den ønskede booking trykkes på de tre prikker
- Tryk på Opdater booking
- Følg instruktionerne for booking via Timeline
Forlæng booking
- Start på dit dashboard
- Ud for den ønskede booking trykkes på de tre prikker
- Tryk på Forlæng booking
- Vælg hvor mange minutter du ønsker at forlænge bookingen med (op til 120 minutter). Er der en senere booking af samme ressource, vil systemet deaktivere valgmuligheder, som måtte kollidere med den senere booking.
- Tryk på knappen Bekræft
Afslut booking
- Start på dit dashboard
- Ud for den ønskede booking trykkes på de tre prikker
- Tryk på Afslut booking
Slet booking
- Start på dit dashboard
- Ud for den ønskede booking trykkes på de tre prikker
- Tryk på Slet booking
Vis mine bookings
Der er flere måder at få et overblik over sine bookinger.
Dashboard
Dit dashboard vil altid vise dine kommende bookinger for i dag.
Kalender
Under menuen Kalender kan du se alle dine bestillinger, fordelt på de enkelte datoer. Her kan du også se bestillinger tilbage i tiden.
Kommende ordrer
Under menuen Kommende ordrer, kan du se alle de bestillinger som endnu ikke er overstået. Det er muligt at se alle kommende ordrer, eller begrænse det til en defineret periode.
Tilføj mødeforplejning til din booking
Har du adgang til FacilityNet Mødeforplejning, kan du nu tilføje forplejning til dit møde.
Vigtige links
Alle guides: https://support.facilitynet.dk/hc/da/categories/200139778-Bestiller
Kontakt support: support@facilitynet.dk
Glemt adgangskode: https://bestil-nu.net/glemt-adgangskode