Med FacilityNet Mødeforplejning kan du nemt bestille forplejning til møder. Du kan hurtigt bestille til almindelige møder, heldagsmøder og gentagne møder. Korrekt udfyldelse af bestillingen sikrer at både kantinen og økonomiafdelingen får besked om både bestillinger og ændringer. Denne guide viser de vigtigste trin, så du hurtigt kan få bestilt mødeforplejning.

Har du desuden adgang til FacilityNet Ressourcebooking kan du bestille mødelokale og forplejning til dine møder, i en og samme bookingproces. Læs mere her.

Indhold:

Brugeroprettelse

Opret brugerkonto

Afhængigt af virksomhedens opsætning kan oprettelsen af brugerkonto variere. I nogle virksomheder skal brugerne oprette sig selv. 

Følg guiden "Opret brugerkonto" nedenfor, hvis det er tilfældet.

• Opret brugerkonto

I andre virksomheder oprettes brugerkonti automatisk. Hvis dette er tilfældet, har du modtaget en invitationsmail fra Facilitynet med et link til at oprette dit brugernavn og din adgangskode. Hvis du ikke har modtaget invitationsmailen, kan du nulstille dit brugernavn og adgangskode ved at bruge linket nedenfor:

• Nulstil brugernavn og adgangskode

Ved oprettelse via Active Directory, skal brugere blot aktivere deres konto via følgende guide:

• Aktiver konto

Daglig brug

Opret mødeforplejning

Når du er logget ind i Facilitynet, kan du oprette en ny mødeforplejningsordre.

1: Ny mødeforplejning

1. Fra dit dashboard, trykker du på "Ny"-knappen.
2. Vælg Mødeforplejning

2: Tilføj levering

• Udfyld dato og tidspunkt for hvornår du ønsker mødeforplejning. 
• Hvis du kommer direkte fra en ressourcebooking, vil disse felter allerede være udfyldt.

3: Vælg varer

1. Vælg de forplejninger du ønsker ved at trykke på den sorte "+"-knap under den ønskede vare.
2. Du kan øge den ønskede mængde af den pågældende vare ved at trykke på den hvide "+"-knap der kommer frem.
3. Du kan mindske den ønskede mængde af den pågældende vare ved at trykke på den hvide "-"-knap der kommer frem.
4. Alternativt kan du skrive det ønskede antal i tekstfeltet mellem "-"- og "+"-knappen.

4: Mødedetaljer

• Her kan du bekræfte mødedetaljerne, som mødenavn og -ansvarlig.
• Hvis du kommer direkte fra en ressourcebooking, vil disse felter allerede være udfyldt.

5: Levering

1. Angiv hvor mange der bestilles til.
2. Vælg om bestillingen indtages i kantinen, skal leveres eller om du selv står for at afhente ordren.
3. Vælges levering, bedes du angive leveringssted. Hvis du kommer direkte fra en ressourcebooking, vil dette felt allerede være udfyldt.
4. Det er muligt at skrive en note til køkkenet, hvis det ønskes, f.eks. "Husk servietter".

6: Betaling

• Angiv hvem der skal faktureres for bestillingen (Regningsmodtager/Costcenter)

7: Tilføj mødedeltagere

Hvis det ønskes, kan man tilføje mødedeltagere til ordren, inkl. hvorvidt det er interne eller eksterne deltagere.

Start med at trykke på knappen "Tilføj mødedeltagere"

1. Indtast navn på deltageren
2. Indtast virksomheden, deltageren kommer fra
3. Angiv om deltageren er ekstern. I det viste eksempel, er deltageren angivet som ekstern.
4. Tryk på "Tilføj deltagere" for at angive flere deltagere
5. Tryk på det røde "Kassér"-ikon for at slette den pågældende deltager

6. Ved at trykke på knappen "Kopier og indsæt", kan du kopiere en hel liste af deltagere ind på én gang. Hver deltagers navn og virksomhed skal stå på én linje, adskilt af et komma. Tryk derefter på knappen "Tilføj deltagere" - så vil de angivne deltagere være tilføjet deltagerlisten, og man kan angive om nogen af deltagerne er eksterne. 

7. Tryk på knappen "Gem" når alle deltagere er angivet

Tryk på knappen "Næste" for at gå til ordrebekræftelse.

8: Bekræft ordre

Du får nu en samlet oversigt over bestillingen.

1. Har du rettelser, trykker du på knappen "Fortsæt redigering".
2. Ser alt rigtigt ud, trykker du på knappen "Bekræft ordre".

Tilføj Ressourcebooking

Har du adgang til Facilitynet Ressourcebooking, bliver mødeinformationer automatisk udfyldt, når du booker lokale. Du kan læse mere om Facilitynet Ressourcebooking her:

• FacilityNet Ressourcebooking 

Rediger eller slet mødeforplejning

Du kan redigere eller slette en mødeforplejningsordre, så længe kantinen ikke har låst den.

1. På dit dashboard, klikker du på de tre prikker ud for den pågældende ordre.
2. For at opdatere, trykker du på "Opdater".
3. For at slette, trykker du på "Slet".

Når ordren er låst, skal du kontakte kantinen for at få ændret ordren.

Mere end én levering til et møde

Du kan få leveret mødeforplejning mere end én gang til et møde, f.eks. hvis der er tale om et heldagsmøde.

Det gøres under ovenstående punkt 3.

• Ønsker du at få leveret mere end én gang, trykkes på "+ Tilføj"-knappen, hvorefter punkt 2 (angiv dato og tidspunkt) og 3 (vælg varer) gentages.

Deadline

Kantinen har angivet en deadline for, hvornår du senest skal afgive din bestilling, før den automatisk godkendes. Det kan f.eks. være dagen før kl. 12:00.

Hvis du overholder deadline, bliver din bestilling automatisk godkendt, og du kan forvente, at ordren bliver leveret.

Hvis du ikke overholder deadline, vil systemet vise en besked om, at din bestilling ikke er automatisk godkendt. Kantinen skal først godkende din bestilling, og du kan ikke forvente levering. Det er derfor din egen ansvar at kontakte kantinen ved hastebestillinger.

Er din ordre låst?

Hvis din ordre er låst, betyder det, at kantinen er i gang med at planlægge leveringen. Du kan se, at ordren er låst, da der vises en hængelås ved siden af ordren i din indbakke.

Når ordren er låst, kan du ikke opdatere eller slette den. Hvis du ønsker at foretage ændringer, skal du kontakte kantinen, som kan åbne ordren eller hjælpe med ændringer.

Vigtige links

Alle guides: https://support.facilitynet.dk/hc/da/categories/200139778-Bestiller

Kontakt support: support@facilitynet.dk

Glemt adgangskode: https://bestil-nu.net/glemt-adgangskode