Med denne Kom godt i gang guide får du en introduktion til hvordan du som køkken administrator kan udføre dine daglige opgaver. Alle de væsentlige værktøjer er samlet på ét sted, uanset købene kommer fra App eller POS-skærm.
Indhold:
Daglig drift
I de følgende afsnit antages at du er oprettet som køkkenadministrator og er logget ind på https://qa.facilitynet.dk/gopay-manager
- Læs hvordan HER
Se produktionssalg
Ønsker du at se afgivne ordrer for en periode? Så skal du blot læse videre her:
- Skift til Dashboard - Læs hvordan HER
- Tryk på Produktion
- Vælg Planlægning
- Vælg den ønskede periode og evt. en specifik shop
- Søgeresultatet kan eksporteres som en Excel-fil ved at trykke på Eksport-knappen
Refunder ordrer
Har du behov for at refundere et køb? Så kan du her se hvordan du gør:
- Skift til Dashboard - Læs hvordan HER
- Tryk på regnskab
- Vælg ordrer
- Vælg den ønskede periode
- Et klik på de tre prikker yderst til højre, ud for den ønskede ordre, giver mulighed for at se kvittering, refundere ordren eller sende en besked til kunden.
Købskontrol
Mange kender til problemet med gratister. Facilitynet kan give dig værktøjer og idéer til at bekæmpe dette problem.
Én overordnet metode, er at gøre det lettere at se hvem der HAR betalt.
Har man en kvitteringsprinter, kan man bede sine gæster om at have kvitteringen liggende på bordet ved siden af tallerkenen. Kvitteringen vil have en tydelig kontrolkode, som skifter hver dag, så man ikke kan genbruge kvitteringen fra i går.
Benytter man vores POS-standere, får købere en kvittering og man skal så primært holde øje med om nogen går forbi disse.
Benytter man køb og bestilling via vores App, kan man stille en af vores kvitteringsscannere op, hvor man kan tjekke ind ved at scanne ordrens QR-kode, og få en kvittering.
På kvitteringen står kundens navn, dato og en kontrolkode.
Læs mere om Facilitynet's kvitteringsscanner og se den i funktion HER.
Skulle behovet opstå, kan Facilitynet også levere en Speedgate, som man kender det fra butikkernes selvscanner-kasser, hvor en låge først åbner, når man scanner en gyldig kvittering, QR-kode eller lignende.
På Facilitynet's Back-office kan man se både køb og indtjekningsstatus således:
- Skift til Dashboard - Læs hvordan HER
- Tryk på Købskontrol
- Øverst til højre kan du se dagens kontrolkode
- Et klik på de tre prikker yderst til højre, ud for det ønskede køb, giver mulighed for at se kvittering for købet.
Administrerer varer
Har du behov for at tilføje nye varer til sortimentet, redigere f.eks. pris eller beskrivelse af en eksisterende vare, eller måske fjerne den helt? Det er meget simpelt:
- Skift til Administration - Læs hvordan HER
- Vælg menuen Produkter
- Vælg undermenuen Produkter
- Vil du tilføje en ny vare, trykkes på Opret produkt-knappen
- Vil du redigere eller slette en vare, trykkes på de tre prikker yderst til højre, ud for den ønskede vare, efterfulgt af Rediger eller Slet.
Opret produkt
Trykker du Opret produkt, får du en række muligheder, hvoraf jeg her vil beskrive de vigtigste:
- Vælg hvilken produktgruppe, varen skal ligge under
- Giv varen et passende navn
- Angiv pris for varen
- Registrer hvilke allergener, der måtte være forbundet med varen
- Vælg hvilke shops, varen skal vises i
- Giv en kort beskrivelse af varen
- Upload evt. et billede af varen
- Tryk Opret
For udførlig beskrivelse af alle punkter, læs mere HER
Regnskab
Facilitynet tilbyder en række oversigter og værktøjer, som hjælper dig som sidder med regnskaber.
- Skift til Dashboard - Læs hvordan HER
- Tryk på Regnskab
- Vælg hvad du ønsker at se mere om
Du kan se en præsentation af de enkelte regnskabs-menupunkter HER
Administrer køkkenadministratorer
Der kan komme situationer hvor der er behov for at redigere eller slette eksisterende køkkenadministratorer, eller oprette helt nye. Her kan du se hvordan du gør:
- Skift til Administration - Læs hvordan HER
- Tryk på Konto
- Vælg Administratorer
- Et klik på de tre prikker yderst til højre, ud for den ønskede administrator, giver mulighed for at få vist detaljer, redigere eller slette administratoren
- Vil du oprette en ny administrator, tryk på Opret administrator-knappen
Opret administrator
- Angiv navnet på den nye administrator
- Angiv den nye administrator's emailadresse
- Angiv den nye administrator's telefonnummer
- Angiv om administratoren skal kunne administrere andre admins. Denne er som udgangspunkt aktiveret
- Som en ekstra sikkerhed, kan du angive den eller de IP-adresser, en administrator må logge på fra
- Tildel administratoren de roller, som passer på vedkommende:
- System-ejer - Administratoren skal have informationer om aftaleændringer
- GDPR-ansvarlig - Administratoren skal have informationer om GDPR-relaterede emner
- IT administrator - Administratoren skal have informationer om nyheder og ændringer ift. teknik
- Bogholder - Administratoren skal have informationer om regnskabsmæssige ændringer
- Nyhedsabonnent - Administratoren skal have informationer om nyheder fra Facilitynet
- Systemdrift abonnent - Administratoren skal have informationer om eventuelle nedbrud i systemet
- Tryk på knappen Opret for at gennemføre oprettelsen
Troubleshooting & support
Sådan tilmelder kantinekunder deres id-kort
Afhængig af virksomhedens opsætning, kan tilmelding af id-kort foregå på to måder:
1) Kantinekunden tilmelder selv sit kort direkte på POS-skærmen, se guide:
2) Id-kort tilmeldes af administrator eller automatisk.
Kundens id-kort virker ikke
Hvis du mener at id-kortet allerede er tilmeldt og har virket tidligere, følg nedenstående step:
Step 1: Scan kundens id-kort og print en kvittering.
Step 2: Tag et billede af kvittering, som sendes til support@facilitynet.dk.
(På kvitteringen fremgår id-kortets nummer, som FacilityNet support vil bruge til fejlfinding.)
POS-skærmen virker ikke
Oplever du fejl på POS-skærmen, så følg nedenstående guide.
Bemærk, at du ikke mister salg, hvis der scannes med ID-kort, mens internetforbindelsen ikke virker. Så snart forbindelsen er genoprettet, vil salget automatisk blive opdateret på FacilityNet webportal.
Du vil dog ikke kunne modtage betaling med MobilePay, så længe internetforbindelsen er nede.
Tjek om der er mere bonrulle-papir
Det er kantinepersonalets ansvar at sikre, at der er bonrullepapir i printeren. En rulle holder typisk til 1.000 transaktioner. Hvis kantinen har 100 gæster om dagen, vil bonrullen typisk skulle skiftes hver 2. uge.
Printeren har en lille pære, der lyser orange, når bonrullen er ved at løbe tør. Du kan også vælge at modtage en SMS eller e-mail, når bonrullen er ved at løbe tør.
Bestil bonrulle-papir
Kontakt support@facilitynet.dk for at bestille bonrulle papir.
Modtag SMS / email ved fejl på POS-skærm
Er bonrullen ved at løbe tør, eller opstår der andre problemer på POS-skærmen, f.eks. at en ledning er hevet ud, kan kantinepersonalet modtage en SMS- eller e-mail-notifikation. Se guide:
Vigtige links
Se alle guides: https://cateringportal.zendesk.com/hc/da/sections/360002510672
Support: support@facilitynet.dk
Glemt adgangskode: https://bestil-nu.net/glemt-adgangskode