Denne guide fortæller hvordan du benytter Facilitynet's Receptionistsystem. Her kan du administrere gæste-tjek-ind, ressourcebookinger, infoskærme mv. Du kan også få et nemt overblik over dagens møder og gæster samt booke ressourcer og mødeforplejning på vegne af medarbejdere.
En af receptionens vigtige funktioner er indtjekning af gæster. Facilitynet tilbyder en høj grad af frihed til at vælge hvordan denne funktion udføres. De tre primære setups er:
- Betjent gæste-tjek-ind: Her foregår al kommunikation direkte mellem gæsten og receptionisten.
- Delvist betjent gæste-tjek-ind: Her sker indtastning af gæstens navn, virksomhed og vært på en tjek-ind-skærm hvorefter receptionisten giver instrukser samt udleverer gæstekort.
- Selvbetjent gæste-tjek-ind: Her foregår al kommunikation mellem gæsten og tjek-ind-skærmen, som også printer gæstekort. Læs mere om dette setup HER
Indhold:
Betjent gæste-tjek-ind
Ønsker i størst mulig interaktion mellem gæster og receptionister, benyttes muligheden for betjent gæste-tjek-ind.
Se kommende møder og gæster
- I menuen Hjem, kan du se dagens møder på skærmens venstre side. Ved at klikke på et møde, kan de se hvilke gæster der forventes til dette møde, samt om de er tjekket ind eller ej.
- Menuen Kommende møder viser også en samlet liste over bookinger. Her er det desuden muligt at vælge en periode, man ønsker at se bookinger for.
- Menuen Gæsteliste viser en samlet liste over gæster, på tværs af møder. Her kan både ses tilbage og frem i tiden, og printes gæstekort, f.eks. for alle ventede gæster for den pågældende dag.
Tjek gæster ind
- Start i menuen Hjem
- Når en gæst ankommer til receptionen, spørger receptionisten hvilken vært, gæsten skal besøge. På baggrund af svaret og tidspunktet, vælges det korrekte møde og en oversigt over ventede gæster vises.
- Receptionisten spørger om:
- Gæstens eget navn
- Gæstens virksomhed
- Receptionisten trykker på Tjek ind-knappen ud for den rette gæst.
- Sæt hak i feltet "Udskriv gæstekort", hvis du ønsker at udskrive gæstekort til gæsten.
- Sæt hak i feltet "Adviser vært", hvis du ønsker at informere værten om at deres gæst er kommet. Værten modtager en besked pr. mail eller SMS
- Når du har foretaget dine valg, tryk på knappen Tjek ind
Tjek gæster ind ad hoc
Kommer der en gæst som ikke er registreret på et eksisterende møde, er det stadig muligt at tjekke dem ind.
- Start i menuen Hjem
- Når en gæst ankommer til receptionen, spørger receptionisten hvilket værtsfirma, gæsten skal besøge.
- Spørg derefter hvem i det pågældende firma, de skal besøge. Vælg pågældende i rullegardinet Vært.
- Er det en enkeltperson, som skal tjekkes ind, vælges Individ, er det en gruppe, vælges Gruppe
- Ved individ skrives gæstens navn, ved gruppe, skrives antal gæster
- Derefter skrives gæstens virksomhed
- Sæt hak i feltet "Udskriv gæstekort", hvis du ønsker at udskrive gæstekort til gæsten.
- Sæt hak i feltet "Adviser vært", hvis du ønsker at informere værten om at deres gæst er kommet. Værten modtager en besked pr. mail eller SMS
- Når du har foretaget dine valg, tryk på knappen Tjek ind
Delvist betjent gæste-tjek-ind
Denne løsning kræver at I har tilkøbt Facilitynets Gæste-tjek-ind skærm.
I dette setup bliver alle informationer stadig indtastet af gæsten selv, som derefter modtager gæstekort og evt. instruktioner i receptionen.
Tjek gæster ind
- Når en gæst ankommer til tjek-ind skærmen, trykker de blot på tjek ind-knappen
- Er der tale om en lokation med flere firmaer, vælger man hvilket firma man besøger
- Gæsten kan derefter angive at de tjekker ind som enkeltperson
- Gæsten udfylder info om
- Hvem de har en aftale med
- Deres eget navn
- Deres virksomhed
- Til sidst trykkes på Tjek ind-knappen og skærmen viser en besked til gæsten f.eks. "Gå op til receptionen for at modtage dit gæstekort."
- Værten modtager en besked pr. mail eller SMS om at deres gæst er ankommet
- Gæsten går hen til receptionisten, som printer et gæstekort til gæsten.
- Vælg menuen Gæsteliste
- Sæt flueben ud for gæstens navn
- Tryk på knappen Gæstekort. Det er muligt at vælge flere gæster og derved printe flere gæstekort ud på én gang
Selvbetjent gæste-tjek-ind
Med selvbetjent gæste-tjek-ind, taster gæsten selv navn, virksomhed og vært ind på tjek-ind skærmen, som derefter printer gæstekort og informerer værten om at deres gæst er ankommet. For info om selvbetjente gæste-tjek-ind skærme, læs mere HER
Overblik over gæster
Print gæstekort
Ønsker receptionisten at forhåndsprinte gæstekort til samtlige ventede gæster, er det særdeles nemt.
- Start i menuen Hjem
- Fra mødeoversigten vælges det ønskede møde.
- I mødeinfo, ud for gæstelisten, trykkes på "administrer alle", hvorfra du blot vælger Bulk udskriv gæstekort.
Se gæstelister
Tryk på ikonet Gæsteliste.
Du kan herefter vælge en eller flere gæster og printe gæstekort til dem eller eksportere dem i en liste til Excel.
Ressourcebooking og mødeforplejning
Når du skal booke ressourcer eller bestille mødeforplejning, trykker du først på "+Ny"-knappen øverst til højre. Du vil først blive spurgt, hvem du bestiller for:
- Hvis der er tale om en lokation med flere virksomheder, bedes du først vælge hvilken virksomhed der er tale om.
- Derefter vælges hvilken konkret medarbejder, du vil booke på vegne af.
Derefter er processen den samme som for den almene bestiller.
Book ressourcer
Når du har valgt hvem du bestiller for, følger du blot denne guide
Book mødeforplejning
Når du har valgt hvem du bestiller for, følger du blot denne guide
Oversigt over mødeforplejning
Ønsker du at se en oversigt over mødeforplejningsordrer, er det meget nemt.
- Vælg menuen Kommende møder
- Vælg fanen Mødeforplejning
- Et tryk på de tre prikker ud for den ønskede ordrer, giver mulighed for at se kvittering, opdatere ordren, dublere ordren eller slette den
Infoskærme
Infoskærmene er de skærme som viser dagens kommende møder inkl. info om hvilket lokale det enkelte møde foregår i. Møder vil som udgangspunkt blive vist med mødenavn, medmindre det er privat. Der kan være situationer hvor specifikke møder ønskes tilføjet eller fjernet fra infoskærmene.
Opdater møder på infoskærme
- Start i menuen Hjem
- I mødeoversigten vises
-ikonet for de møder som vises på infoskærmene. Vælg det møde du ønsker at ændre indstillinger på
- Ud for mødenavnet i højre side, trykkes på de tre prikker
- Vælg menuen "Manage meeting display" for at ændre indstillingerne. Afslut ved at trykke Gem
Troubleshooting
Er I løbet tør for labelruller til gæstekort-printeren?
Skriv til support@facilitynet.dk for priser og køb.
Skift labelrulle i gæstekort-printeren
For at skifte labelrulle i gæstekort-printeren, følges DENNE guide
Hvordan oprettes virksomheder i Facilitynet?
Hvis en ny virksomhed flytter ind, skal de antageligvis også fremgå af Receptionistsystemet.
For oprettelse af nye virksomheder, kontakt support@facilitynet.dk