Opret, rediger og slet ressourcebooking i Facilitynet 2 for Bestiller

Opret booking

Når du er logget ind i FacilityNet, kan du oprette en booking.

I følgende eksempel, vil den ønskede ressource være et lokale, men beskrivelsen gælder også andre ressourcetyper. 

1. For booking via Tidslinje eller Ledige tider, trykker du først på knappen "+ Ny"
2. Derefter trykker du på Ressourcebooking og fortsætter til 1: Timeline eller Hurtig booking af lokaler med Ledige tider
3. For booking via Room finder, trykker du i stedet på knappen "Find et rum" og fortsætter til Ad hoc booking af lokaler med Room finder

1: Timeline

• Hvis du har krav til den ønskede ressource, kan du tilføje filtre øverst. For mødelokaler, kan det f.eks. være krav til lokation, antal pladser, AV-udstyr mv. Herefter vil kun de lokaler, som lever op til kravene, blive vist.
• Ud for det ønskede lokale, kan du klikke under det ønskede starttidspunkt, og trække til det ønskede sluttidspunkt. Dit møde vil nu dukke op på tidslinjen.
• Dit møde kan efterfølgende trækkes til andre tidspunkter eller lokaler.
• Du kan ændre på start- og sluttidspunkt ved at trække i enderne af møde-"blokken".
• Tryk på "Book" for at fortsætte bookingen.

2: Mødedetaljer

• Start med at vælge om mødet er eksternt og/eller privat. Private møder vises kun som "Privat" på møderums- og infoskærme.
• Giv mødet et navn.
• Vælg hvem der er vært for mødet.
• Det er muligt at skrive en besked til servicecentret, hvis der er noget særligt, de skal vide om mødet.
• Tryk på knappen "Bekræft".

3: Tilføj deltagere

• Tilføj deltagere til mødet
  • Skriv navn
  • Skriv firma
  • Angiv om det er en deltager udefra
• Tryk på "Tilføj deltager" for at tilføje yderligere deltagere
• Du kan tilføje grupper af deltagere hurtigt. Ved at trykke på "Bulk add attendees", får du et tekstfelt frem, hvor du kan indtaste en deltager pr. linje.
• Ved at trykke på "Tilføj kollega" kan du vælge blandt en liste af kollegaer, hvem der skal deltage.
• Når alle deltagere er tilføjet, trykkes på "Gennemfør booking" 

4: Ressource booket

Din booking er nu registreret. du kan nu vælge om du vil tilføje mødeforplejning til mødet (kræver adgang til Facilitynet Mødeforplejning). Du kan også foretage yderligere ressourcebookinger.

For mere udførlig beskrivelse af mulighederne, se vores guide "Opret booking":

• Opret booking

Har du adgang til FacilityNet Mødeforplejning, kan du nu tilføje forplejning til dit møde.

• Læs her hvordan du føjer Mødeforplejning til din booking 

Hurtig booking af lokaler med Ledige tider

Hvis du hurtigt vil have en oversigt over ledige tider, kan du benytte funktionen Ledige tider.

Fra din timeline, trykker du på "Timeline"-knappen og skifte til "Ledige tider"

• En oversigt over ugens ledige tider vises.
• Du skal derefter blot vælge et af de foreslåede tidspunkter for at fortsætte bookingen fra punkt 2: Mødedetaljer som set ovenfor.

Ad-hoc booking af lokaler med Room finder

Som noget nyt har vi tilføjet Room Finder, som gør det nemt at finde ledige lokaler til ad-hoc møder eller hvis der er overbooket. Room Finder kan tilgås fra web, Outlook add-in og i mobilappen.

• Ved at indtaste søgekriterier som antal pladser og mødevarighed og trykke "Søg", foreslår funktionen automatisk lokaler, der matcher de angivne søgekriterier.
• Du skal derefter blot vælge et af søgeresultaterne og trykke "Book" for at fortsætte bookingen fra punkt 2: Mødedetaljer som set ovenfor.

Rediger eller slet booking

Hvis du ønsker at opdatere eller slette en booking, er det meget nemt. 

1. På dit dashboard, klikker du på de tre prikker ud for det pågældende møde.
2. For at opdatere, trykker du på "Opdater".
3. For at slette, trykker du på "Slet".

Dette er kun muligt for fremtidige møder.