Ønsker du at oprette nye ressourcer til ressourcebooking, eller redigere/slette en eksisterende, er det såre simpelt. I denne guide vil vi tage udgangspunkt i at man vil oprette/redigere/slette et lokale, men processen for AV-udstyr og biler er den samme.
- Tryk på ikonet "Administration"
- Vælg "Vis alle" under Ressourcer
- For at oprette et nyt lokale, trykkes på knappen "Opret ressource" og derefter "Lokale".
- Vil du redigere eller slette et lokale, trykkes på de tre prikker til højre for rummet og vælger Rediger eller Slet
Opret lokale
Simpel oprettelse
- Giv lokalet et lokalenummer
- Giv lokalet et navn
- Giv en kort beskrivelse af lokalet
- Tilføj evt. et billede af lokalet
- Sæt lokalet til aktiv
- Angiv hvor mange siddepladser der er i lokalet
- Angiv hvilken etage, lokalet er på
- Tryk på knappen "Opret" (OBS: hvis du ønsker at benytte nogle af de avancerede indstillinger, ventes med dette punkt til alle andre indstillinger er sat)
Avancerede muligheder
- Rengørings-buffer angiver hvor lang tid man skal beregne på at rengøre lokalet efter brug, før en ny kan bruge det
- "Anden lokation" giver mulighed for at benytte ad-hoc-lokationer, så som brugerens eget kontor
- I "Gå-retning" kan du angive hvilken retning man skal gå for at komme til lokalet
- Kalender-integration giver mulighed for at integrere med de ansattes kalender.
- Meeting invite: Angiv en email-adresse som kan bruges til Exchange eller andre kalender-løsninger. Benyttes primært i Facilitynet's Outlook Add-In
- EWS: Book via EWS giver mulighed for at benytte Exchange Web Services (EWS) til at booke lokalet
- Starleaf: Angiv en email-adresse som kan bruges til Starleaf-udstyr
- Under "Størrelse" kan du angive, i kvadratmeter, hvor stort lokalet er
- Farvekode giver mulighed for at give lokalet en farve i oversigterne
- Fast AV-udstyr angiver hvis der er udstyr som er fast i lokalet
- Tags giver mulighed for at filtrere ressourcer ud fra egne parametre
- Det er muligt at sætte alarmer op, som kan minde om:
- Mødebekræftelse
- Første reminder om kommende møde
- Alarm om snarligt møde
- Forberedelse af lokale før møde
- Rengøring af lokale efter møde
- Egen defineret reminder
Bordopstilling
Hvis du ønsker at give mulighed for at man kan bestille forskellige bordopstillinger for lokalet, giver undermenuen Bordopstilling mulighed for at angive mulighederne.
For hver bordopstillings-type, kan du angive om den er mulig for dette lokale, og en enkelt kan sættes til Standard - den opstilling der er i lokalet, hvis andet ikke er bestilt.
Man kan også benytte dette punkt til at angive bordopstillingen i lokalet, selvom der ikke er mulighed for at bestille andre opstillinger.
Tilgængelighed
Her kan du indstille hvis lokalet skal være lukket for bestillinger, enten i en begrænset periode (f.eks. pga. reperationer eller internt arrangement) eller grundet faste lukketider.
- Er lukningen en enkelt begivenhed, trykker du på knappen "Tilføj lukket periode". Her angiver du dato og tidspunkt for hvornår lukkeperioden starter og slutter, samt giver en kort årsag
- Aktiverer du "Daglig lukketid", kan du angive hvornår lukketiden starter og slutter hver dag
- Det er også muligt at angive at lokalet kun kan bookes inden for en specifik periode hver dag. Du aktiverer blot "Daglig booking-tid" og angiver start- og sluttid for den tilladte booking-periode
Adgangskontrol
Skal lokalet være tilgængeligt for alle, behøver du ikke at ændre noget under Adgangskontrol.
- Ønsker du at begrænse adgang til lokalet, aktiverer du "Begrænset adgang"
- Hvis andre stadig må se lokalet (uden at kunne booke det), aktiverer du "Synlig for alle"
- Du kan indstille, hvis det kun er visse afdelinger, som må booke lokalet - du skal blot vælge den ønskede afdeling
- Når den ønskede afdeling er valgt, trykker du på knappen "Tilføj"
- Når du er tilfreds med dine valg, trykker du på knappen "Opret"
Punkt 3-4 kan gentages efter behov, for at give flere afdelinger adgang.