Ønsker du at oprette nye ressourcer til ressourcebooking, eller redigere/slette en eksisterende, er det såre simpelt. I denne guide vil vi tage udgangspunkt i at man vil oprette/redigere/slette et lokale, men processen for AV-udstyr og biler er den samme.
- Skift til Administration-miljøet
- Vælg menuen Organisation
- Tryk på Ressourcer
- For at oprette et nyt rum, trykkes på knappen "Opret lokale"
- Vil du redigere eller slette et lokale, trykkes på de tre prikker til højre for rummet og vælger Rediger eller Slet
Opret lokale
Simpel oprettelse
- Giv lokalet et lokalenummer
- Giv lokalet et navn
- Giv en kort beskrivelse af lokalet
- Tilføj evt. et billede af lokalet
- Sæt lokalet til aktiv
- Angiv hvor mange siddepladser der er i lokalet
- Angiv hvilken etage, lokalet er på
- Tryk på knappen "Opret" (OBS: hvis du ønsker at benytte nogle af de avancerede indstillinger, ventes med dette punkt til alle andre indstillinger er sat)
Avancerede muligheder
- I "Gå-retning" kan du angive hvilken retning man skal gå for at komme til lokalet
- Under "Størrelse" kan du angive, i kvadratmeter, hvor stort lokalet er
- Rengørings-buffer angiver hvor lang tid man skal beregne på at rengøre lokalet efter brug, før en ny kan bruge det
- Farvekode giver mulighed for at give lokalet en farve i oversigterne
- Email-adresse bruges til at Exchange eller andre kalender-løsninger og benyttes primært i Facilitynet's Outlook Add-In
- Book via EWS giver mulighed for at benytte Exchange Web Services (EWS) til at booke lokalet
Bordopstilling
Hvis du ønsker at give mulighed for at man kan bestille forskellige bordopstillinger for lokalet, giver undermenuen Bordopstilling mulighed for at angive mulighederne.
For hver bordopstillings-type, kan du angive om den er mulig for dette lokale, og en enkelt kan sættes til Standard - den opstilling der er i lokalet, hvis andet ikke er bestilt.
Man kan også benytte dette punkt til at angive bordopstillingen i lokalet, selvom der ikke er mulighed for at bestille andre opstillinger.
Tilgængelighed
Her kan du indstille hvis lokalet skal være lukket for bestillinger, enten i en begrænset periode (f.eks. pga. reperationer eller internt arrangement) eller grundet faste lukketider.
- Er lukningen en enkelt begivenhed, trykker du på knappen "Tilføj lukket periode". Her angiver du dato og tidspunkt for hvornår lukkeperioden starter og slutter, samt giver en kort årsag
- Aktiverer du "Daglig lukketid", kan du angive hvornår lukketiden starter og slutter hver dag
Adgangskontrol
Skal lokalet være tilgængeligt for alle, behøver du ikke at ændre noget under Adgangskontrol.
- Ønsker du at begrænse adgang til lokalet, aktiverer du "Begrænset adgang"
- Hvis andre stadig må se lokalet (uden at kunne booke det), aktiverer du "Synlig for alle"
- Du kan indstille, hvis det kun er visse afdelinger, som må booke lokalet - du skal blot vælge den ønskede afdeling
- Når den ønskede afdeling er valgt, trykker du på knappen "Tilføj"
Punkt 3-4 kan gentages efter behov, for at give flere afdelinger adgang.