Fordele med add‑in
- Spar tid — Book mødelokale og bestil forplejning i én arbejdsgang.
- Undgå tastefejl — Mødedetaljer overføres automatisk fra Outlook.
- Automatisk fradragsdokumentation — Deltagerlisten overføres automatisk til ordren, så fradragsdokumentationspligten håndteres automatisk.
- Ordrevisning i Outlook — Få fuldt overblik uden login i webportalen.
- Loginfri adgang — Åbn webportalen direkte i Outlook.
Indhold:
Kan VI bruge Outlook add-in?
Vi har kun mødeforplejning hos Facilitynet: Når I opretter møder i Outlook, kan I fremover tilføje mødeforplejning direkte i samme arbejdsgang - uanset hvordan I booker lokaler. Det gør bestillingen hurtigere og giver et bedre overblik – uden ekstra mails eller systemer.
Vi har kun ressourcebooking hos Facilitynet: Når I booker møder, kan I nemt finde og tilføje de ressourcer, I har brug for – som mødelokaler, AV-udstyr, biler m.m. Alt sker direkte i Outlook, så I slipper for at skifte mellem flere løsninger.
Vi har både mødeforplejning og ressourcebooking hos Facilitynet: I får det hele samlet ét sted: Opret møder i Outlook og håndtér både forplejning og ressourcer i én samlet proces. Det sparer tid, reducerer fejl og giver jer fuldt overblik.
Hvordan installeres det
Outlooks app-store
Først skal du installere den seneste version af Facilitynet's Outlook Add-in fra Outlooks app-store.
Fra Outlook-applikationen, trykker du først på menuen "Filer" og derefter "Administrer tilføjelsesprogrammer"
Dette åbner app-store, hvor du kan skrive Facilitynet i søgefeltet.
Det bør vise Facilitynet add-in'et med en grøn "Tilføj"-knap under.
Tryk på knappen "Tilføj". Dette viser typisk en besked om "Licensvilkår og politik om beskyttelse af personlige oplysninger". Trykker man på "Fortsæt", installeres Facilitynet add-in'et.
Via manifest
Når I har modtaget en manifest-fil fra Facilitynet, følger I blot denne guide:
- Gå til https://admin.microsoft.com
- I menuen, naviger til Indstillinger > Integrerede apps
- Klik på "Upload brugerdefinerede apps"
- Vælg "Office-tilføjelsesprogram" som App-type
- Vælg "Upload manifestfil fra enheden" og klik på "Vælg fil"
- Find placeringen, hvor du gemte manifest-filen og vælg den.
- Klik næste og vælg "Hele organisationen" (eller "Bestemte brugere/grupper" hvis du først vil teste med bestemte brugere)
- Klik næste og godkend tilladelser
OBS: der kan gå op til 72 timer, før add-in bliver synlig for brugerne (oftest dog "kun" 24 timer). Dette er en Microsoft begrænsning.
Hvordan logger man ind
Opret brugerkonto
I din Outlook-kalender opretter du et nyt møde. En top-bar fortæller at du kan booke ressourcer eller bestille mødeservice:
Tryk på "Åbn add-in" for at åbne Facilitynet-vinduet til højre på skærmen.
Første gang skal du logge ind eller oprette en brugerkonto.
Start med at indtaste din mailadresse. Det er vigtigt at du benytter din arbejdsmail.
Hvis din brugerkonto allerede er oprettet
Hvis din brugerkonto allerede er oprettet, vil du modtage en 6-cifret aktiveringskode i din mailboks. Indtast den 6-cifrede aktiveringskode i add-in'et.
Hvis din brugerkonto ikke er oprettet
Du vil blive bedt om at oprette din brugerkonto. Udfyld formularfelterne (navn, telefonnr. m.m.).
Jeg kan ikke oprette min brugerkonto?
Der kan være flere grunde til at du ikke kan oprette din brugerkonto. Det kan f.eks. være at brugere oprettes automatisk af jeres IT-afdeling eller at dit indtastede email-domain ikke er godkendt.
Kontakt din IT-administrator, hvis du oplever dette.
Hvordan virker det
Opret booking eller bestil mødeforplejning
Når du har oprettet din brugerkonto i FacilityNet og er logget ind, kan du nu oprette en ressourcebooking eller bestille mødeforplejning.
For at påbegynde en ny ressource booking, skal du lave en mødeindkaldelse eller aftale, som du normalt ville gøre i Outlook, inkl. dato, start- og sluttidspunkt samt deltagere.
Du vil se øverst i mødevinduet, at der vises en besked: "For at booke ressourcer eller bestille mødeservice, åbn Facilitynet for Outlook". Tryk på "Åbn add-in" for at få vist Facilitynet-vinduet til højre på skærmen.
Her kan du tilføje ressourcer og mødeforplejning.
Se guides:
Redigering af bookinger og bestillinger
Åbner du et møde, som allerede har en booking/bestilling, ser du top-barren "Dette møde har en Facilitynet-ordre. Åbn Facilitynet for Outlook for at gennemgå eller opdatere den". Igen kan du trykke på "Åbn add-in" for at få vist Facilitynet-viduet til højre på skærmen.
Ønsker du at redigere ressourcebooking eller mødeforplejningsordre, trykker du blot på knappen "Rediger" nederst i Facilitynet-vinduet på Outlook-mødet.
Dette åbner booking/bestilling, så du kan foretage de ønskede ændringer.
Vil du i stedet slette booking/bestilling, trykker du på "Slet ordre", hvorefter du bedes bekræfte sletningen. Er der både ressourcebooking og mødeforplejning på ordren, vil du blive spurgt om du vil slette begge dele eller kun den ene. Fjern fluebenet ud for det du ønsker at beholde.
Begrænsninger
Facilitynet for Outlook kan ikke benyttes med Outlook on Android eller Outlook on iOS grundet begrænsninger, Microsoft har sat for Outlook web add-ins.
Du kan kun tilføje ressourcebooking og mødeforplejnings-ordrer til møder, du er indkalder på. Dette sker for at sikre at bookinger og ordrer kan opdateres i tilfælde af ændringer i mødetid eller -dato.
Troubleshooting
Afinstallation af FacilityNet Outlook add-in
Inde i Outlook-applikationen, trykker du først på menuen "Filer" og derefter "Administrer tilføjelsesprogrammer"
Dette åbner app-store.
I venstre side af vinduet skifter du fra "Alle" til "Mine tilføjelsesprogrammer".
Her trykker du på Facilitynet og derefter "Fjern", hvorefter add-in'et afinstalleres.
Vigtige links
Alle guides: https://cateringportal.zendesk.com/hc/da/sections/115001114846
Kontakt support: support@facilitynet.dk
Glemt adgangskode: https://bestil-nu.net/glemt-adgangskode