Formålet med at opsætte en finanskladde-integration i Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) er at automatisere og undgå fejl i forbindelse med bogføring af mødeforplejningssalg.
Denne guide beskriver hvordan I nemt opsætter en finanskladde-import i BC. For at kunne tilbyde en stabil og korrekt integration skal du følge denne guide. Du skal være logget ind i BC med de korrekte rettigheder.
Denne artikel gennemgår:
- felter der normalt indgår i finanskladden
- hvilke oplysninger vi skal bruge fra jer
- hvad der er vigtigt at afklare inden integrationen sættes op
Hvordan integrationen fungerer
Integrationen oprettes som en finanskladde-import, hvor hver mødebestilling overføres som én samlet postering.
Det betyder typisk:
- én mødebestilling = én kladdelinje
- ét samlet beløb
- automatisk kontering på de ønskede finanskonti
- mulighed for dimensioner som afdeling, cost center eller lokation
Denne model er enkel, robust og velegnet til de fleste virksomheder.
Standardfelter i integrationsfilen
Nedenfor ses de mest almindelige felter, som indgår i integrationsfilen.
| Felt | Datatype | Maks. længde | Eksempel / Tilladte værdier | Bemærkninger |
|---|---|---|---|---|
| PostingDate | Date | 8-10 |
eller |
Formatet afhænger af regionsopsætningen i importen. |
| DocumentDate | Date | 8-10 | 2026-05-26 |
Standard datoformat. |
| ExternalDocumentNo | Code | 35 | FAC-100234 |
Konverteres automatisk til store bogstaver. |
| AccountType | Option | - |
G/L Account, Customer, Vendor
|
Skal matche Business Centrals præcise engelske eller danske termer (Finanskonto). |
| AccountNo | Code | 20 | 1310 |
Typisk finanskontonummer fra kontoplanen. |
| Description | Text | 50 | Mødeforplejning - Ledelsesmøde |
Tekstfelt, hvor store/små bogstaver bevares. |
| Amount | Decimal | - |
1250.50 eller -1250,50
|
Brug enten punktum eller komma som separator alt efter regionsopsætning. |
| VATProdPostingGroup | Code | 20 | MOMS25 |
Moms produktbogføringsgruppe. Skal eksistere i BC. |
| VATBusPostingGroup | Code | 20 | INDENLANDS |
Moms virksomhedsbogføringsgruppe. Skal eksistere i BC. |
| Dimension1Code | Code | 20 | ADM |
F.eks. Afdeling (skal matche jeres globale dimension 1). |
| Dimension2Code | Code | 20 | PROJ-01 |
F.eks. Cost Center (skal matche jeres globale dimension 2). |
| ResponsibilityCenter | Code | 10 | AARHUS |
Ansvarscenter-kode. |
| BalAccountType | Option | - |
Bank Account, G/L Account
|
Modkontotype. |
| BalAccountNo | Code | 20 | 2810 |
Modkontonummer. |
| CurrencyCode | Code | 10 |
DKK eller EUR
|
Blank hvis lokal valuta (LCY) benyttes. |
| MeetingDate | Date / Text | 10 / 50 | 2026-05-20 |
Hvis det er et custom felt, bruges Date. Hvis det gemmes i et tekstfelt, bruges Text. |
| OrderReference | Text | 100 | Bruger: Jens Jensen |
Ofte mappet til feltet "External Document No." på salgslinjer eller et fritekstfelt. |
Oplysninger vi skal bruge fra jer
For at integrationen kan placere transaktionerne de rigtige steder i jeres regnskab, skal vi bruge de specifikke kontonumre fra jeres Kontoplan.
I BC bogføres linjerne typisk i en Finanskladde (Gen. Journal), hvor der skal indsættes både en primær konto og en modkonto.
Vi skal kende:
- Hvilken konto mødeforplejning skal bogføres på: Dette felt refererer til Kontonr. (Account No.), og kontotypen skal være sat til Finanskonto (G/L Account).
- Hvilken modkonto der skal anvendes: Dette felt refererer til Modkontonr. (Bal. Account No.), og modkontotypen defineres i Modkontotype (Bal. Account Type) (typisk Finanskonto eller Bankkonto).
Eksempel på opsætning:
| Formål | BC Feltnavn | Værdi i BC (Eksempel) |
|---|---|---|
| Mødeforplejning |
AccountNo (Kontonr.) |
5610 (Finanskonto: Repræsentation) |
| Intern afregning / modkonto |
BalAccountNo (Modkontonr.) |
5800 (Finanskonto: Modkonto forplejning) |
Bemærk: Hvis I anvender forskellige konti alt efter mødetype (f.eks. eksterne kunder vs. intern kaffe/the), skal vi have oplyst kontonumre for hver enkelt kategori.
For at kunne konfigurere integrationen korrekt, skal vi bruge følgende oplysninger fra jer eller jeres Business Central-partner.
2. Dimensioner
Mange virksomheder anvender obligatoriske dimensioner i BC til ledelsesrapportering og budgetopfølgning. Hvis de obligatoriske dimensioner mangler i importfilen, vil Business Central afvise at bogføre finanskladden.
For at opsætte integrationen korrekt skal vi bruge følgende oplysninger:
-
Hvilke dimensioner der kræves: Hvilke dimensionskoder (f.eks.
Dimension1CodeellerDimension2Code) der er opsat som globale eller obligatoriske på jeres valgte finanskonti. - Hvilke værdier der skal anvendes: De specifikke dimensionsværdikoder (f.eks. specifikke afdelingsnumre), som mødeforplejningen skal konteres på.
- Hvor data stammer fra: Om dimensionerne skal leveres automatisk fra Facilitynet (kræver, at koderne oprettes og vedligeholdes i Facilitynet), eller om de skal påføres automatisk i Business Central via standardopsætningen på finanskontoen (f.eks. via Standarddimensioner).
Eksempler på dimensionsstyring i BC:
| Dimensionstype i BC | BC Feltnavn i integration | Eksempel på værdi | Beskrivelse |
|---|---|---|---|
| Afdeling | Dimension1Code |
ADM eller SALG
|
Typisk opsat som Global dimension 1. |
| Cost Center | Dimension2Code |
CC-102 |
Typisk opsat som Global dimension 2. |
| Projekt | Shortcut Dimension 3-8 |
PROJ-2026 |
Genvejsdimension – kræver ofte en mindre tilpasning af importen. |
| Lokation | ResponsibilityCenter |
AARHUS |
Kan styres via feltet Ansvarscenter eller som en separat dimension. |
3. Momsopsætning
Momsen i BC styres altid af en kombination af to faktorer: Hvem der handles med, og hvad der købes eller sælges. For at momsbeløbet beregnes og bogføres korrekt på din momsdeklaration, skal importfilen ramme jeres eksisterende momskombinationer.
Vi skal derfor vide:
- Hvilken momsopsætning der skal bruges: De præcise koder for virksomheds- og produktbogføringsgrupper.
- Om mødeforplejning er momspligtig: Om salget skal pålægges fuld moms, reduceret moms, eller om det er fritaget.
- Særlige regler for intern forplejning: Hvis der er tale om internt forbrug (f.eks. kantineafregning uden ekstern moms), skal der ofte bruges en specifik momskode, som modregner momsen internt.
De to centrale felter i Business Central:
| BC Feltnavn i integration | Dansk betegnelse i BC | Beskrivelse / Funktion | Eksempel på værdi |
|---|---|---|---|
| VATBusPostingGroup | Momsvirksomhedsbogføringsgruppe |
Definerer markedet (f.eks. om kunden er dansk, fra EU eller uden for EU). |
INDENLANDS eller DOMESTIC
|
| VATProdPostingGroup | Momsproduktbogføringsgruppe |
Definerer selve varen/ydelsen og momssatsen (f.eks. 25% moms eller momsfrit). |
MOMS25 eller |
4. Kladdetype og batch
Når transaktionerne fra Facilitynet importeres som finanslinjer, lander de i en specifik Finanskladde (General Journal) i BC For at integrationen ved, præcis hvilket "arbejdsværelse" og hvilken "skuffe" dataene skal lægges i, skal vi bruge to identifikationskoder.
I skal derfor oprette en dedikeret finanskladdekørsel (Batch) i BC. Vi anbefaler følgende standardopsætning i jeres import-mapping:
- Journalskabelon (Journal Template): Overordnede skabelonnavn som definerer kladdens grundlæggende egenskaber (f.eks. om det er en finanskladde, salgskladde eller kassekladde).
- Batchnavn (Journal Batch): Det specifikke kladdenavn/kørsel, hvor linjerne placeres. Dette gør det muligt at holde importen adskilt fra andre manuelle bogføringer.
De to centrale felter i Business Central:
| BC Feltnavn i integration | Dansk betegnelse i BC | Beskrivelse / Funktion | Eksempel på værdi |
|---|---|---|---|
| JournalTemplateName | Finansjournalskabelon |
Den overordnede type af kladde. |
GENERAL eller FINANS
|
| JournalBatchName | Finanskladdekørsel |
Det unikke navn på selve kladden til integrationen. |
MEETING eller FACILITY
|
Guide
Da data leveres som en CSV-fil, skal jeres interne Business Central-administrator eller eksterne BC-partner konfigurere systemet til at indlæse filen. Dette gøres ved hjælp af standardopsætningen for elektronisk dataudveksling.
I kan følge Microsofts officielle guides trin-for-trin her:
- Konfiguration af dataopsætning: Følg Microsofts vejledning til at Konfigurere dataudveksling i Business Central for at klargøre systemet til eksterne filer.
-
Mapping af CSV-kolonner: Brug guiden til at Definere, hvordan data udveksles elektronisk for at oprette selve Dataudvekslingsdefinitionen. Her skal I mappe filens kolonner (f.eks.
PostingDate,AccountNoogAmount) til Business Centrals tabel for finanskladdelinjer (Tabel 81). -
Tilknytning til Kladde (Batch): Når definitionen er oprettet, skal den tilknyttes jeres valgte finanskladdekørsel (
JournalBatchName), så systemet ved, hvor data skal placeres ved import.
Vigtige afklaringer inden opstart
Hvem gør hvad ved import og bogføring?
-
Jeres BC-administrator skal: Opsætte importen således, at CSV-filen udelukkende opretter linjer i jeres finanskladde (
JournalBatchName). Der bør ikke opsættes automatisk jobkø-bogføring. - Jeres bogholder skal: Manuelt åbne kladden, kontrollere de indlæste mødelinjer og trykke Bogfør.
Hvorfor denne arbejdsgang?
Hvis en medarbejder f.eks. har tastet en forkert afdeling (dimension) i Facilitynet, vil Business Central stoppe importen med en klar fejlmeddelelse. Bogholderen kan nemt rette fejlen direkte på kladdelinjen. Hvis systemet bogførte automatisk, ville fejl enten stoppe hele integrationen i baggrunden eller kræve besværlige tilbageførsler i regnskabet efterfølgende.
Hvis en medarbejder f.eks. har tastet en forkert afdeling (dimension) i Facilitynet, vil Business Central stoppe importen med en klar fejlmeddelelse. Bogholderen kan nemt rette fejlen direkte på kladdelinjen. Hvis systemet bogførte automatisk, ville fejl enten stoppe hele integrationen i baggrunden eller kræve besværlige tilbageførsler i regnskabet efterfølgende.
Hvordan håndteres fejl?
For at sikre sporbarhed anbefaler vi, at alle posteringer indeholder:
- ekstern reference
- ordre-ID
- dato/tid for eksport
Det gør det lettere at identificere og rette eventuelle fejl.
Anbefalet filformat
Vi anbefaler følgende standardformat:
| Indstilling | Værdi |
|---|---|
| Filtype | CSV |
| Encoding | UTF-8 |
| Separator | Semikolon (;) |
| Datoformat | YYYY-MM-DD |
| Decimalformat | Punktum (.) |
Eksempel på integrationslinje
PostingDate;DocumentDate;ExternalDocumentNo;AccountType;AccountNo;Description;Amount;VATProdPostingGroup;VATBusPostingGroup;Dimension1Code;Dimension2Code;ResponsibilityCenter;BalAccountType;BalAccountNo;CurrencyCode;MeetingDate;OrderReference
2026-05-21;2026-05-20;MEET-10045;G/L Account;5610;Mødeforplejning 12 personer;1368.00;MOMS25;INDENLANDS;SALES;CPH;AARHUS;G/L Account;5800;DKK;2026-05-18;Møde-ID: 98765 / Jens Jensen
Næste skridt
For at vi kan opsætte integrationen korrekt, bedes I sende:
- Ønskede finanskonti
- Eventuelle obligatoriske dimensioner
- Momsopsætning
- Journalskabelon og batchnavn
- Ønske om manuel eller automatisk bogføring
Når vi har disse oplysninger, kan vi konfigurere integrationsfilen og sikre, at den matcher jeres Business Central-opsætning korrekt.