Denne information gælder kun for bestillere i organisationer, hvor det er besluttet, at mødelokaler skal bookes via Outlook add-in’et.
For at sikre korrekt booking af mødelokaler skal alle lokaler bookes via Outlook add-in’et. Når et lokale bookes gennem add-in’et, kontrollerer systemet automatisk, om lokalet er ledigt. Det betyder, at dobbeltbookinger ikke kan opstå.
Hvorfor skal lokaler bookes via add-in’et?
Hvis et lokale bookes uden om add-in’et — eksempelvis direkte i Outlook eller via andre metoder — bliver bookingen ikke valideret korrekt i systemet. Det kan medføre:
- at et lokale ser ledigt ud, selvom det allerede er booket
- at der opstår dobbeltbookinger
- at mødedeltagere møder op til et optaget lokale
I tilfælde af dobbeltbookinger er det altid den booking, der er foretaget korrekt gennem Facilitynet, som er gældende.
Vigtigt ved booking af mødeserier
Når du opretter en mødeserie og tilføjer et lokale via add-in’et, forsøger systemet at reservere lokalet til alle instanser i serien.
Hvis lokalet ikke er ledigt til enkelte møder i serien, får du besked om dette under oprettelsen. Det betyder, at:
- nogle møder i serien kan være booket med lokale
- andre møder i serien kan mangle lokale
Hvis disse instanser ikke ombookes, kan man senere overse, at enkelte møder i serien faktisk ikke har et lokale reserveret.
Det er derfor vigtigt, at du gennemgår eventuelle advarsler og ombooker de instanser, hvor lokalet ikke kunne reserveres.
Sådan undgår du problemer
- Book altid lokaler via Outlook add-in’et
- Vær opmærksom på advarsler ved booking af mødeserier
- Kontrollér, at alle møder i en serie faktisk har fået tildelt lokale
- Ombook enkelte instanser, hvis et lokale ikke kunne reserveres
På den måde sikrer du, at alle møder har et gyldigt lokale, og at dobbeltbookinger undgås.