Indhold
Hvordan foregår en bestilling?
Hvordan kommer vi i gang?
Hvordan oprettes brugere?
Kan vi bestille i Outlook?
Kan vi vise et billede, kapacitet og andre lokaledetaljer?
Kan vi oprette en afrydningsbuffer på lokaler?
Kan vi booke bordopstillinger?
Hvordan kan receptionen / servicecenter se møder?
Hvordan tjekker receptionen gæster ind og printer gæstekort?
Kan vi tilbyde selvbetjent gæste tjek-ind?
Kan vi opsætte lokaleskærme?
Kan vi vise dagens møder på mødevisningsskærm?
Kan facilitynet.io sende en påmindelse eller besked før mødet starter?
Kan vi angive at lokalet er ude af drift?
Kan vi se mødestatistik og ressourcebelægning?
Kan vi oprette rettighedsstyring til lokaler?
Kan vi booke konference-udstyr (click-to-join) med facilitynet.io?
Kan vi bruge Teams sammen med facilitynet.io?
Office hotel: Hvordan Kan vi booke fælles og private lokaler?
Kan vi bestille på flere lokationer?
Hvordan kan bestiller se egne bookings?
Kan vi importere eksisterende bookings fra Exchange / Office 365 til facilitynet.io?
Hvilke Exchange/Office versioner understøttes?
Hvordan installeres facilitynet.io Outlook add-in?
Hvordan er systemarkitekturen?
Anvender facilitynet.io impersonation?
Tilbyder I Active Directory Sync og SSO?
Har I en API?
Sikkerhed
Hvilke personhenførbare data behandler I?
Har I en databehandleraftale?
Er support inkluderet?
Hvordan foregår en bestilling?
Bestilling af lokaler, av-udstyr og biler foretages online i en browser eller via Outlook. Bestilles der fra Outlook (via facilitynet.io Outlook add-in), så laver bestiller en mødeindkaldelse. I mødeindkaldelsesvinduet vises et panel, hvor bestiller kan booke ressourcer eller bestille mødeforplejning i samme arbejdsgang. Når mødet gemmes i Outlook, så vil både ressourcebooking og mødeforplejningsordren kunne ses i Outlook, når mødet åbnes i kalenderen. Opdateres mødet i Outlook (mødetid, lokation, antal deltagere m.m.), så opdateres mødeforplejningsordren automatisk.
Hvordan kommer vi i gang?
Det er hurtigt at komme i gang. Vi hjælper med opsætning, dataimport og træning.
Hvordan oprettes brugere?
Brugere kan oprettes på følgende måder:
- Brugere oprette sig selv via en formular
- Virksomhedsadministrator kan oprette brugere
- Active directory
- CSV-import
- REST API
Det kræves som minimum at brugerne er oprettet med et navn og email-adresse. Øvrige informationer, såsom telefonnummer, afdeling og lokation er ikke et krav.
Kan vi bestille i Outlook?
Ja, I kan bestille i Outlook ved at installere facilitynet.io Outlook add-in. Facilitynet.io add-in henter ressourcer fra facilitynet.io cloud og gemmer bookings i facilitynet.io cloud, hvilket betyder, at I også kan booke via browser eller mobilapp. Når mødet åbnes i Outlook så vises både ressourcebooking og mødeforplejningsordre i Outlook. Opdateres mødet i Outlook (mødetid, lokation, antal deltagere m.m.), så opdateres mødeforplejningsordren automatisk.
Kan vi vise et billede, kapacitet og andre lokaledetaljer?
Ja, I facilitynet.io cloud kan I oprette lokaledetaljer, f.eks. indsætte et billede, kapacitet, av-udstyr, beskrivelse, bordopstillinger m.m. Jo flere lokaledetaljer I sætter ind, jo lettere er det for bestiller at filtrere og finde et lokale og samtidigt kan bestiller se alle informationer om lokalet.
Kan vi oprette en afrydningsbuffer på lokaler?
Ja, I kan oprette en afrydningsbuffer på lokaler, f.eks. på 5, 15 eller 30 min. Bufferen sikrer, at lokalet kan nå at blive ryddet, kantinen kan dække op til forplejning og servicecenter kan klargøre bordopstilling.
Kan vi booke bordopstillinger?
Ja, på hvert lokale kan I definere en eller flere bordopstillinger, som kan bookes. Når der bookes en bordopstilling kan servicecenter se det i deres dashboard og modtager en email-notifikation.
Hvordan kan receptionen / servicecenter se møder?
Servicecenter / receptionen har et dashboard, hvor de kan få et overblik over møder og gæster.
Hvordan tjekkes receptionen gæster ind og printer gæstekort?
Receptionen har et dashboard med overblik over dagens møder og gæster. Med ét klik kan receptionen tjekke gæster ind, hvorefter der printes et gæstekort og vært modtager en notifikation, f.eks. en SMS, email eller i mobilappen.
Kan vi tilbyde selvbetjent gæste tjek-ind?
Ja, I kan anvende facilitynet.io's selvbetjente gæste tjek-ind løsning. Løsningen består af en tablet og en gæstekort printer. Når gæster ankommer indtaster gæsten sit navn, firma og vælger vært. Herefter printes et gæstekort og og vært modtager en notifikation, f.eks. en SMS, email eller i mobilappen. FacilityNet tilbyder en samlet løsning med tablet, gæstekortprinter og bordfod, vægopslag eller guldstander.
Kan vi opsætte lokaleskærme?
Ja, I kan tilkøbe facilitynet.io's digitale lokaleskærme. På lokaleskærmen kan ansatte se lokalets navn og detaljer, igangværende og kommende møder, booke, forlænge og afslutte møder.
Kan vi vise dagens møder på mødevisningsskærme?
Ja, på en infoskærm kan I vise et overblik over dagens møder til gæster. Møder bliver automatisk publiceret på skærmen, når ansatte booker i Outlook, online eller i mobileappen. Skærmen vil vise mødets navn, mødetidspunkt, værtens navn, lokalenavn, gå-retning.
Kan facilitynet.io sende en påmindelse eller besked før mødet starter?
Ja, I kan definere en besked, som automatisk sendes til bestiller, f.eks. 15 min før mødet starter.
Kan vi angive at lokalet er ude af drift?
Ja, I kan angive at lokalet er ude af drift. Ansatte vil stadig kunne se lokalet i booking-vinduet, men kan ikke booke lokalet.
Kan vi se mødestatistik og ressourcebelægning?
Ja, servicecenter administrator kan bl.a. se antal bookings pr. lokale, ressourcebelægning samt antal gæster for en periode.
Kan vi oprette rettighedsstyring til lokaler?
Ja, I kan give rettigheder til bestemte lokaler på afdelingsniveau.
Kan vi booke konference-udstyr (click-to-join) med facilitynet.io?
Ja, I kan booke konference- / av-udstyr med "click-to-join" funktion, hvor udstyret er sat op til at læse Exchange mødekalenderen for lokalet, det befinder sig i. AV-udstyret kan på denne måde vise dagens møder, så brugeren blot vælger sit møde for at deltage online.
Kan vi bruge Teams sammen med facilitynet.io?
Ja, I kan booke et Teams møde som I plejer via Outlook.
Office hotel : Hvordan kan vi booke fælles og private lokaler?
Lokaler og andre ressourcer oprettes i et servicecenter. Hvis firmaer i et office hotel både skal booke private og fælles ressourcer, så oprettes der et servicecenter med virksomhedens private ressourcer samt et fælles servicecenter med fælles ressourcer. Virksomheden har adgang til private og fælles ressourcer.
Kan vi bestille på flere lokationer?
Ja, I kan bestille på flere lokationer. Servicecenteret / receptionen kan se alle bookings på deres egen lokation.
Hvordan kan bestiller se egne bookings?
Bestiller kan logge ind i facilitynet.io og se egne bookings samt en kalenderoversigt over kollegaers bookings.
Kan vi importere eksisterende bookings fra Exchange / Office 365 til facilitynet.io?
Ja, I kan importere eksisterende bookings fra Outlook til facilitynet.io. Vi tilbyder et Powershell script, som gør det let at eksportere bookings fra Exchange / Office 365.
Hvilke Exchange/Office versioner understøttes?
Facilittynet.io Outlook add-in er kompatibelt med Outlook 2010+ og Office 365.
Hvordan installeres facilitynet.io Outlook add-in?
Facilitynet.io Outlook add-in installeres via en MSI-fil. IT-administrator kan udrulle applikationen på alle klienter via silent install. Vi har en guide til hvordan det installeres.
Hvordan er systemarkitekturen?
Som udgangspunkt oprettes ressourcer på facilitynet.io portalen. Ressourcer skal hermed fjernes på Exchange / Office 365, med undtagelse af konference-udstyr. Ressourcer skal derfor bookes via facilitynet.io Outlook add-in, browser eller mobilapp.
Anvender facilitynet.io impersonation?
Nej, facilitynet.io anvender ikke impersonation. Bookings foretages via et Outlook add-in.
Tilbyder I Active Directory Sync og SSO?
Ja, vi tilbyder Active Directory Sync og Single-sign-on.
Har I en API?
Ja, facilitynet.io har en REST API. Det er f.eks. muligt at vedligeholde brugere og ressourcer. Det er også muligt at hente bookingdata til statistik og overvågning. API'er er i BETA og udvikles løbende.
Sikkerhed
Vi har høj fokus på sikkerhed. Data sendes krypteret via TLS1.2 og vores datacenter har et højt sikkerheds niveau. Vi anvender QuickPay som betalingsgateway, som er PCI-certificeret.
I kan rekvirere FacilityNets informationssikkerhedspolitik og whitepapers ved at skrive til sales@facilitynet.dk.
Hvilke personhenførbare data behandler I?
Vi opbevarer primært følgende personhenførbare data: Brugeren navn, initialer, email-adresse, afdeling (frivilligt), telefonnummer (frivilligt), bookings og transaktionstidspunkt. Af hensyn til support og sikkerhed opbevares IP-adresse og metadata såsom klientens styresystem og browser version. Dette er nærmere beskrevet i vores databehandleraftale.
Har I en databehandleraftale?
Ja. I kan rekvirere databehandleraftale ved at kontakte sales@facilitynet.dk. FacilityNet er også ved at få udarbejdet en ISAE-3000 erklæring, som forventes offentliggjort i maj 2021.
Er support inkluderet?
Ja, support til alle brugere er inkluderet i aftalen.