Indhold
Hvordan foregår en bestilling?
Hvordan kommer vi i gang?
Er der deadlinestyring?
Hvordan oprettes brugere?
Kan vi bestille via Outlook?
Kan køkkenpersonalet oprette varer?
Kan vi tilpasse formularfelter og gøre felter obligatoriske?
Kan kantinen oprette flere prislister?
Kan bestiller indtaste mødedeltagere?
Kan flere firmaer bestille i et office hotel?
Kan vi bestille på flere lokationer?
Kan vores kantineforpagter bruge systemet?
Hvordan kan bestiller se egne køb?
Hvordan kan køkkenpersonalet se salget og administrere ordrer?
Hvordan kan bogholder se køb og administrere regnskab?
Kan eksterne bestille?
Kan vi opsætte rettighedsstyring til prislister og costcentre?
Er der automatisk fakturering?
Kan vores kantineforpagter bruge systemet?
Har I integration til kantineforpagters økonomisystem?
Kan vi automatisere dataimport?
Tilbyder I Active Directory Sync og SSO?
Har I en API?
Sikkerhed
Hvilke personhenførbare data behandler I?
Har I en databehandleraftale?
Er support inkluderet?
Hvordan foregår en bestilling?
Bestilling foretages online i en browser eller via Outlook. Bestiller udfylder en formular med varer, mødenavn, leveringstidspunkt, leveringsmetode, regningsmodtager, costcenter m.m. Når ordren er gennemført modtager bestiller en kvittering, køkkenpersonalet kan se og behandle ordren i køkkenets dashboard. Når ordren er markeret som leveret, så sendes automatisk en finanskladde eller faktura på købet.
Hvordan kommer vi i gang?
Det er hurtigt at komme i gang. Vi hjælper med opsætning, dataimport og træning.
I kan være i drift på 1 arbejdsdag, når I har fremskaffet data, som skal importeres (f.eks. varesortiment). Vi opretter jeres køkken- og virksomhedsadministratorer, hvorefter I får adgang til systemet.
Er der deadlinestyring?
Ja, køkkenpersonalet kan oprette deadlinestyring, f.eks. at der skal bestilles dagen før kl. 12:00 for at bestillingen automatisk godkendes. Overholder en bestilling ikke deadline, så kan ordren stadig gennemføres, men får status som "Ikke-automatisk-godkendt". Køkkenpersonalet kan godkende eller afvise ordrer, der ikke overholder deadline, hvorefter bestiller modtager en notifikation.
Hvordan oprettes brugere?
Brugere kan oprettes på følgende måder:
- Brugere oprette sig selv via en formular
- Virksomhedsadministrator kan oprette brugere
- Active directory
- CSV-import
- REST API
Det kræves som minimum at brugerne er oprettet med et navn og email-adresse. Øvrige informationer, såsom telefonnummer, afdeling og lokation er ikke et krav.
Kan vi bestille via Outlook?
Ja, I kan bestille fra Outlook ved at installere facilitynet.io Outlook add-in. Fordelen er, at brugerne kan lave mødeindkaldelse og bestille -forplejning i én og samme arbejdsgang. Opdateres mødet i Outlook (f.eks. mødetid, mødeloation, antal deltagere m.m.), så opdateres mødeforplejningsordren automatisk. På denne måde undgår i fejl og sparer tid.
Kan køkkenpersonalet oprette varer?
Ja, køkkenadministrator kan logge ind i facilitynet.io og oprette varer. En varer kan f.eks. indeholde et varenavn, beskrivelse, billede, pris m.m.
Kan vi tilpasse formularfelter og gøre felter obligatoriske?
Ja, I kan tilpasse formularfelter som bestiller skal udfylde for at gennemføre en ordre. I kan definere hvilke formularfelter, der er obligatoriske, således at køkkenet og bogholder får de informationer, de har brug for, for at kunne håndtere levering og fakturering.
Kan kantinen oprette flere prislister?
Ja. Kantinen kan kan oprette flere prislister. Der kan tildeles rettigheder, så kun nogle brugergrupper har adgang til en prisliste.
Kan bestiller indtaste mødedeltagere?
Ja, bestiller kan indtaste mødedeltagere, som vil fremgå i ordrespecifikation / fakturaen. Mødedeltagerlisten skal kunne fremvises over for SKAT, for at modtage fradrag.
Hvis I bestiller via browser, så kan bestiller indtaste deltagerlisten. Bestilles via Outlook (via facilitynet.io Outlook add-in), så overføres mødedeltager listen automatisk til forplejningsordren (dette kan bestiller selv slå fra eller det kan gøres globalt af it-administrator).
Kan flere firmaer bestille i et office hotel?
Ja. Alle firmaer i et Office hotel kan oprettes, så deres ansatte kan bestille i kantinen. Firmaernes ansatte kan selv oprette sig, såfremt firmaerne ikke ønsker at administrere brugeroprettelse.
Kan vi bestille på flere lokationer?
Ja. Bestillere kan bestille i flere kantiner. Når en ordre oprettes så skal bestillere vælge, hvilken kantine der skal bestilles i. Ordren sendes automatisk til den rigtige kantine.
Hvordan kan bestiller se egne køb?
Bestiller kan logge ind i facilitynet.io og se egne køb, redigerer og annullere ordrer.
Hvordan kan køkkenpersonalet se salget og administrere ordrer?
Køkkenpersonalet kan logge ind i facilitynet.io og se salget, redigerer ordrer og printe produktions- og leveringslister. Det er let for køkkenpersonalet at få overblik over salget, lave regnskab og budget.
Hvordan kan vores bogholder se køb og administrere regnskab?
Virksomhedens administrator / bogholder kan logge ind og se alt salg for hele virksomheden. Det er f.eks. muligt at filtrere en købsrapport på costcenter, afdeling, regningsmodtager (EAN-numre) eller bestiller. Købsrapporter kan eksporteres til Excel eller PDF.
Kan eksterne bestille?
Ja, eksterne kan selv oprette sig som bruger og logge ind og bestille. Eksterne brugere kan få adgang til at oprette egne regningsmodtagere.
Kan vi opsætte rettighedsstyring til prislister og costcentre?
Ja, I kan opsætte rettighedsstyring til både prislister og costcentre.
Er der automatisk fakturering?
Ja, facilitynet.io kan sættes op til automatisk at sende fakturaer, f.eks. elektronisk OIOUBL elller PDF-fakturaer. Fakturaer sendes automatisk når køkkenpersonalet markerer en ordre som leveret.
Kan vores kantineforpagter bruge systemet?
Ja. Facilitynet.io anvendes af alle store kantineforpagtere i Danmark. Det er let for køkkenpersonalet at lære systemet at kende og systemet er bygget op så køkkenpersonalet ikke har noget administrativt arbejde da fakturering er automatiseret.
Har I integration til kantineforpagters økonomisystem?
Ja. Vi tilbyder integration til alle økonomistyringssystemer og har integrationssnitflade til alle store kantineforpagtere i Danmark. Facilitynet.io kan opsætte integrationssnitflade til alle økonomistyringssystemer, så fakturering og afstemning automatiseres. Anvender i E-conomic er der en direkte API integration, hvor fakturakladder automatisk oprettes. Typisk sendes en CSV-fil automatisk til en SFTP-server, som automatisk importeres i kantineforpagters økonomisystem.
Kan vi automatisere dataimport?
Ja, I kan automatisere dataimport på følgende måder:
- REST API
- CSV-snitflader
- Active directory
Det er f.eks. muligt at automatisere vedligeholdelse af brugere, costcentre, regningsmodtagere, lokaler m.m.
Tilbyder I Active Directory Sync og SSO?
Ja, vi tilbyder Active Directory Sync og Single-sign-on.
Har I en API?
Ja, facilitynet.io har en REST API. Det er f.eks. muligt at oprette varer, vedligeholde brugere, costcentre, regningsmodtagere. Det er også muligt at hente salgsdata til fakturering og overvågning. API'er er i BETA og udvikles løbende.
Sikkerhed
Vi har høj fokus på sikkerhed. Data sendes krypteret via TLS1.2 og vores datacenter har et højt sikkerheds niveau. Vi anvender QuickPay som betalingsgateway, som er PCI-certificeret.
I kan rekvirere FacilityNets informationssikkerhedspolitik og whitepapers ved at skrive til sales@facilitynet.dk.
Hvilke personhenførbare data behandler I?
Vi opbevarer primært følgende personhenførbare data: Brugeren navn, initialer, email-adresse, afdeling (frivilligt), telefonnummer (frivilligt), varelinjer og transaktionstidspunkt. Af hensyn til support og sikkerhed opbevares IP-adresse og metadata såsom klientens styresystem og browser version. Dette er nærmere beskrevet i vores databehandleraftale.
Har I en databehandleraftale?
Ja. I kan rekvirere databehandleraftale ved at kontakte sales@facilitynet.dk. FacilityNet er også ved at få udarbejdet en ISAE-3000 erklæring, som forventes offentliggjort i maj 2021.
Er support inkluderet?
Ja, support til alle brugere er inkluderet i aftalen.