Velkommen til FacilityNet's guide, hvor vi vil vise dig, hvordan du opretter en ny mødeforplejning i Outlook.
Du vil i guiden få forklaret, hvordan du vælger kantine, bestiller en vare og hvordan du udfylder detaljer vedr. kontering.
Efter du har oprettet et møde og tilføjet deltagere, klikker du på ikonet med "bestil catering" i højrepanelet til mødeindkaldelsen.
Bemærk: Det er pt. ikke muligt at bestille mødeforplejning for gentagne aftaler i Outlook. Hvis du har gentagelser, vises knappen derfor ikke. Se hvordan du kan lave gentagelse af mødeforplejning via webportalen her.
Vælg varer:
Til venstre under ”Varegrupper” markerer du en varegruppe (1), f.eks. ”Det kolde køkken” og herefter antallet af de varer, som du ønsker (indrammet på billedet her nedenfor):
Øverst til højre i din browser ser du et mindre vindue, der giver dig overblik over, hvilke varer du har valgt, hvor mange enheder af hver vare du har valgt samt en subtotal:
Som du kan se på siden, er der øverst til venstre også mulighed for at angive leveringstid (2). Dén funktion skal du bruge, såfremt arrangementet kræver mere end én levering. Hvis bestemte varer skal have individuelle leveringstidspunkter, kan dette vælges her, før varen lægges i kurven.
Når du er færdig med at vælge varer, klikker du på ”Videre” (3).
Du har nu bestilt varerne til dit møde, og siden der herefter åbner sig vil være inddelt i tre hovedgrupper:
- Info om arrangementet.
- Service.
- Betaling.
Info om arrangementet:
Det første du her skal gøre er at indtaste detaljer vedr. dit arrangement:
Bemærk:
- Marker feltet ”Gentag bestilling” (1), såfremt arrangementet, og dermed bestillingen, skal gentages over flere dage. Du kan læse mere om denne mulighed her.
- Marker feltet ”Send til andre e-mailadresser” (2) såfremt du ønsker at sende en bekræftelse til andre end dig selv.
Service:
Under ”Service” skal du bla. angive, hvor mange personer kantinen skal opdække til (1).
I det indrammede område (som det er vist på billedet her nedenfor) kan du tilvælge særlige services, som tilbydes af kantinen.
Bemærk: ”Andet leveringssted” (2) udfyldes kun, såfremt mødet skal afholdes i et lokale, som ikke fremgår af listen (3).
Betaling:
Under ”Betaling” skal du bla. angive de nødvendige betalingsoplysninger. I feltet for Regningsmodtager (1) vælger du en regningsmodtager fra listen, eller opretter en ny regningsmodtager ved at klikke på knappen (2). Du kan finde mere information om, hvordan du opretter en ny regningsmodtager her.
Du har nu udfyldt de nødvendige oplysninger vedr. mødedetaljer, service og betaling, og kan herefter gennemføre din ordre ved at klikke på ”videre” (3).
Du vil herefter blive sendt videre til din oversigt over mødeforplejningsordrer.
Luk derefter dette vindue. I panelet til højre i mødeindkaldelsen kan du se bestilte ressourcer og mødeforplejning til mødet. Send herefter din mødeindkaldelse.
Hvis du redigerer eller aflyser mødet, spørger FacilityNet dig om du også vil redigere/afbestille ressourcer og mødeforplejning.