Du kan følge denne guide for at komme hurtigt i gang. Nedenfor kan du læse om, hvilke informationer vi skal bruge for at oprette dit køkken i Facilitynet.io.
Informationerne nedenfor sendes til support@facilitynet.dk. Skriv ATT: "Ny aftale" som overskrift.
Step 1: Opret kantineforpagter
Hvis kantineforpagteren allerede er oprettet, så kan du springe step 1 over.
En kantineforpagter er en organisation, der "ejer" / drifter én eller flere køkkener / kantiner. Jeres kantineforpagter administratorer får adgang til et Dashboard, hvorfra I har et overblik over jeres kantiner og deres salg. Via kantineforpagter Dashboard har I adgang til at administrere jeres køkkener (f.eks. oprette varesortiment, opdatere ordrer m.m.).
Stamdata på kantineforpagter:
- Firmanavn, adresse, CVR, kontaktperson, email-adresse, kontakt telefonnr.
- Administrator: Navn, email, telefonnr., roller.
- Roller kan være: Aftale-ejer, GRPR-ansvarlig, Bogholder, IT-administrator.
Step 2: Opret køkken
Via "Køkken dashboard" har jeres køkkenpersonale adgang til at administrere varesortiment, håndtere ordrer, printe produktionslister og se salget m.m..
Stamdata på kantinen:
- Kantinens navn, adresse, kontaktperson, email-adresse, telefonnr.
- Kantinens regnskabsnummer (bruges til jeres økonomiafdeling til at kontere salget)
Varesortiment:
Varesortimentet kan enten oprettes manuelt eller importeres via en CSV-fil.
Husk at kontrollere at priser og varer er korrekte inden i sætter systemet i drift.
Tag i mod kreditkort betaling:
Hvis I skal kunne modtage kreditkort/MobilePay betalinger til kantineterminal eller GoPay app, så skal I oprette en betalingsaftale.
Deadlinestyring:
Ved at oprette deadline for bestilling sikrer køkkenet, at ordrer altid leveres til tiden. Kantinen kan f.eks. angive at bestilling skal foretages senest dagen før kl. 12.00.
Bestiller kunden dagen før kl. 12.00, så vil bestillingen være godkendt og kunden kan forvente at få sin ordre leveret. Overholder kunden ikke deadline, så vil kunden få en besked om at bestillingen ikke er godkendt, men kunden kan godt oprette sin bestilling alligevel, med mindre at I slår denne funktion fra.
Overholder kunden ikke deadline, så kan kunden ikke forvente at få ordren leveret, hvis den får status som "ikke-godkendt". Kantinen kan nu vælge at godkende eller afvise bestillingen. Dette er en intern politik kantinen må drøfte med virksomheden.
Leveringstider:
Kantinen kan angive på hvilke dage og hvilke tidspunkter der leveres mødeforplejning. Kantinen kan f.eks. angive at mødeforplejning kun leveres i hverdage fra kl. 8.00 til 16.00.
Det er yderligere muligt at angive bestemte dage, hvor kantinen ikke leverer mødeforplejning, f.eks. helligdage og ved ferielukning.
Hvis kunden forsøger at oprette en bestilling uden for leveringstidspunkter, så kan ordren ikke gennemføres.
Bogfør ordrer
Når en ordre er leveret skal kantinen huske at bogføre ordren for at ordren sendes til fakturering.
Når ordren er bogført kan den ikke længere opdateres. Hvis der forekommer ændringer i en bogført ordre, så skal den krediteres eller der skal laves en tillægsordre:
Vi anbefaler at køkkenadministrator venter en dag, fra ordren er leveret, med at bogføre ordren. Dette giver mulighed for at kantinen kan opdatere ordren inden den bogføres.
Step 3: Inviter virksomheder til dit køkken
Nu skal du blot invitere de virksomheder der må købe i jeres køkken.
Guiden nedenfor kan sendes til din kontaktperson i den virksomhed, som skal have adgang til at købe i jeres kantine.
Hjælpecenter
I kan finde mere hjælp på vores hjælpecenter. Alle guides til kantinepersonale kan findes nedenfor.