Før du går i gang
Læs om generel implementering af ressourcebooking her:
Implementering af ressourcebooking
Klienter
Vi understøtter kun booking og bestilling af mødeforplejning via Facilitynet Add-in til Outlook på Windows og på Facilitynet webportal.
Vigtigt: Brugere må altså ikke flytte møder, som har tilhørende ressourcebooking eller mødeforplejningsordre via f.eks. Outlook webapp eller Outlook mobil app. I så fald vil booking / ordre ikke blive flyttet med mødet!
Exchange opsætning
Kommandoerne nedenfor skal køres i Exchange Management Shell. For at åbne eller forbinde til dette, følg Microsofts guide:
Hvis I førhen havde lokalerne liggende i Exchange, er det vigtigt, at I forhindrer brugerne i at booke lokalerne på Exchange. Ellers vil der kunne opstå konflikter, hvor to brugere begge tror, de har booket lokalet, fordi den ene har booket lokalet på Exchange og den anden har gjort det i FacilityNet.
Bemærk: Hvis et lokale har AV-udstyr som fungerer ved at læse lokalets Exchange kalender, kan I ikke fjerne lokalet eller rettigheder til at booke det. I må derfor nøjes med at skjule det.
Der er flere muligheder:
1. Slet lokalerne i Exchange
Find liste med alle lokaler i Exchange:
Get-Mailbox | Where {$_.recipientTypeDetails -eq "roomMailbox"}
Benyt Remove-Mailbox kommandoen i Powershell til at slette dem (erstat "room-a@facilitynet.dk" med lokalets navn):
Remove-Mailbox -Identity "room-a@facilitynet.dk"
For yderligere information læs Microsofts dokumentation:
https://docs.microsoft.com/en-us/powershell/module/exchange/remove-mailbox?view=exchange-ps
2. Fjern rettighed til at booke lokalerne i Exchange
Dette kan gøre med følgende Powershell kommando (erstat "room-a@facilitynet.dk" med lokalets navn):
Set-CalendarProcessing "room-a@facilitynet.dk" -AllBookInPolicy $False
For yderligere information læs Microsofts dokumentation:
https://docs.microsoft.com/en-us/powershell/module/exchange/set-calendarprocessing?view=exchange-ps
3. Skjule lokalerne for brugerne
Slet eventuelle RoomLists fra Exchange. Få en liste med kommandoen:
Get-DistributionGroup -RecipientTypeDetails RoomList
Slet en liste med kommandoen (erstat "My Room List" med navnet på listen):
Remove-DistributionGroup -Identity "My Room List"
Fjern lokalerne fra adresselister (erstat "room-a@facilitynet.dk" med navnet på lokalet):
Set-Mailbox -Identity "room-a@facilitynet.dk" -HiddenFromAddressListsEnabled $True
Outlook opsætning
Skjul RoomFinder
Erfaringsmæssigt forvirrer det brugerne, hvis RoomFinder vises i Outlook, da de fremover skal booke lokaler via tidslinjen i FacilityNet Outlook Add-in. Microsoft har guide til at opsætte gruppepolitik for at skjule den:
https://support.microsoft.com/da-dk/help/2673231/how-to-control-the-room-finder-in-outlook
Opsætning af addin-resiliency gruppe politik
Outlook har siden Office 2013 fået indført en sikkerhedsforanstaltning der automatisk deaktiverer udvidelser der har en forlænget opstartstid, denne opstartstid er dog sat så lavt, at der kan opstå problemer hvis en udvidelse er udviklet i .NET i stedet for C++, da .NET kræver indlæsning af en del ekstra baggrundsdata per standard.
For at undgå dette kan der opsættes en gruppe politik der tilføjer udvidelsen til ”DoNotDisableAddinList” nøglen i registreringsdatabasen, dette vil sørge for at udvidelsen ikke deaktiveres på langsomme computere eller i situationer hvor opstarten skulle hænge.
Læs mere: Opsætning af addin-resiliency gruppe politik