Mange organisationer benytter sig af AV-udstyr med "click-to-join" funktion, hvor udstyret er sat op til at læse Exchange mødekalenderen for lokalet, det befinder sig i.
Dermed kan det vise en liste over dagens møder i lokalet og brugeren kan klikke på sit møde for at få udstyret til at deltage i online mødet.
Når bookinger foretages i FacilityNet, skal der indtastes e-mailadresse på ressourcen, for at udstyret inkluderes i mødeindkaldelsen.
- Log på FacilityNet som administrator
- Gå ind i menuen Organisation -> Servicecenter -> Vis lokaler og av-udstyr
- Vælg det servicecenter, som lokalet tilhører i drop-down
- Find lokalet i listen og klik på rediger ikonet
- Tast lokalets Exchange email-adresse under "Lokale e-mail-domain"
Dermed vil FacilityNet Outlook Add-in automatisk tilføje Exchange lokalet som modtager på mødeindkaldelse, når brugerne booker det via Add-in.
Begrænsninger:
Der er nogle begrænsninger for brugerne:
- Brugerne skal have adgang til at booke lokalet på Exchange
- En konsekvens af at konferenceudstyret er sat op på Exchange er, at det ikke kan bookes af medarbejdere, som ikke ligger på Exchange. Eksempelvis i fælleslokaler delt med andre organisationer, som ikke har adgang til at booke Exchange lokalet.
(Dette ville være samme problem hvis organisationen ikke benyttede FacilityNet) - Mødet vil ikke komme op på AV-udstyret, hvis lokalet bookes via FacilityNet webportalen