Når du bruger Facilitynet Outlook Add-in til at booke mødelokaler og bestille mødeforplejning, kan du spare tid og undgå dobbeltarbejde ved at følge den rigtige rækkefølge.
Den anbefalede arbejdsgang
- Opret først dit møde i Outlook.
- Udfyld alle relevante mødeoplysninger:
- Mødenavn
- Deltagere
- Dato
- Start- og sluttidspunkt
- Book derefter mødelokalet via Facilitynet Outlook Add-in.
- Bestil til sidst mødeforplejning.
- Send mødeinvitationen, når alle oplysninger er på plads.
Hvorfor denne rækkefølge?
Når mødeoplysningerne er udfyldt først, kan Facilitynet automatisk overføre oplysninger som mødenavn, antal deltagere, dato og tidspunkt til både lokalebookingen og forplejningsbestillingen. Det betyder færre manuelle indtastninger, mindre risiko for fejl og en hurtigere bookingproces.
Ved at booke lokalet før du bestiller forplejning sikrer du samtidig, at forplejningen bliver knyttet til det korrekte møde og lokale.
Kort sagt
Udfyld Outlook-mødet først → book lokale → bestil forplejning → send invitationen.
Det giver den mest effektive arbejdsgang og sikrer, at flest mulige oplysninger udfyldes automatisk.