Med FacilityNet Mødeforplejning kan du nemt modtage og få et klart overblik over bestillinger med minimal administration. Du kan f.eks. printe produktionslister, hurtigt opdatere en ordre, og FacilityNet sørger for faktureringen, så du kan fokusere på at lave mad. Denne guide beskriver de vigtigste funktioner, der hjælper dig som kantineadministrator med at håndtere bestillinger.

Indhold:

Brugeroprettelse

Opret brugerkonto

For at logge ind, skal du have en kantineadministrator-konto. Hvis du ikke har en konto, skal du kontakte den nuværende kantineadministrator (f.eks. køkkenchefen), som kan oprette en brugerkonto til dig.

Hvis dette ikke er muligt, kan du skrive til FacilityNet support på support@facilitynet.dk, så hjælper vi dig.

Daglig drift

Selve ordrehåndteringen i Facilitynet 2 består overordnet set af følgende punkter:

1. Vurder om ikke-godkendte ordrer kan godkendes
2. Lås dagens godkendte ordrer, så de ikke kan ændres af bestilleren
3. Print leveringslister så du let kan se hvad der skal leveres hvor
4. Producér og levér ordrer
5. Tilpas evt. ordrer
6. Bogfør ordrer

Se dagens bestillinger

Når du logger ind, vil du blive mødt af en oversigt over kommende ordrer. 

Oversigten inkluderer Antallet af ordrer i dag, hvor mange der afventer godkendelse samt hvor mange der er klar til fakturering. Du kan altid vende tilbage til denne oversigt ved at gå til miljøet Produktion og vælge menupunktet Hjem.

Produktion

For en mere udførlig oversigt over ordrer, læs videre her

Ikke-godkendte ordrer

Kantinen kan fastsætte en deadline for, hvornår ordrer senest skal bestilles, for automatisk godkendelse. Typisk vil dette være dagen før, kl. 12:00. Bestiller en kunde efter deadline, vil de få en meddelelse om, at ordren skal godkendes af kantinen, før den kan leveres. Dette gælder også, hvis kunden tilføjer varer, der ikke er en del af kantinens varesortiment.

Det er op til kantinen at vurderer om de kan levere det ønskede, til tiden.

1. Skift til miljøet Produktion
2. Tryk på menuen "Produktion"
3. Vælg menuen "Mødeforplejning"
4. Tryk på fanen "Afventer godkendelse"
5. Hvis en ordre kan godkendes, trykker du på den gule "Ikke godkendt"-knap og skifter til "Godkend". Starter produktionen af ordren øjeblikkeligt, kan ordren passende låses med det samme.

Lås dagens ordrer

Når du er klar til at producere en ordre og ikke ønsker, at bestilleren skal kunne foretage ændringer, kan du låse ordren. Vi anbefaler, at du først låser ordren så sent som muligt, så bestilleren stadig kan opdatere den indtil leverancen påbegyndes. For eksempel kan du vente med at låse ordren til dagen før leveringen. Hvis det drejer sig om et større arrangement med mange kuverter, kan du vælge at låse ordren tidligere.

1. Skift til miljøet Produktion
2. Tryk på menuen Produktion
3. Vælg menuen Mødeforplejning
4. Sikr at du er i fanen "Produktion"
5. Vælg ønsket Tid ("I dag")
6. Sæt flueben i kolonnen til venstre, for at vælge alle ordrer
7. I den menu der kommer frem, vælges "Lås/oplås"
8. Tryk på status "Lås"

Alle valgte ordrer er nu låst mod redigering fra kunden.

Udskriv følgesedler

Følgeseddelen viser alle detaljer på en ordre og fylder én A4-side. Den bruges til at få overblik over mødedetaljer og kan vedlægges leverancen.

1. Skift til miljøet Produktion
2. Tryk på menuen Produktion
3. Vælg menuen Mødeforplejning
4. Vælg Tid/Datointerval samt Leveringstype
5. Vælg de ønskede ordrer
6. Tryk "Udskriv"
7. Vælg "Følgeseddel"

Udskriv produktionslister

Produktionslisten viser antallet af varer, der skal produceres for hver dag i ugen. Den kan bruges til at planlægge både produktion og indkøb.

1. Skift til miljøet Produktion
2. Tryk på menuen Produktion
3. Vælg Planlægning
4. Vælg den uge, du ønsker en oversigt over
5. Under Mødeforplejning kan du nu se hvor meget der er bestilt af den enkelte vare, pr. dag i ugen
6. Listen kan eksporteres som CSV-fil og f.eks. åbnes i MS Excel eller andre regneark, og udskrives 

Udskriv leveringsliste

Leveringslisten viser de vigtigste ordredetaljer, såsom leveringstid, leveringssted, varelinjer, ordre-meddelelser og kontaktoplysninger på bestiller. Flere ordrer vises på én A4-side, så listen fylder mindre.

1. Skift til miljøet Produktion
2. Tryk på menuen Produktion
3. Vælg menuen Mødeforplejning
4. Vælg Tid/Datointerval samt Leveringstype
5. Vælg de ønskede ordrer
6. Tryk "Udskriv"
7. Vælg Leveringsliste

Opret ordre

Du kan let oprette ordrer på vegne af en kunde (bruger), opdatere eller slette ordrer.

Du starter med at trykke på knappen "+ Ny"

Vælg "Mødeforplejning"

Du vil blive bedt om at vælge hvilken virksomhed du ønsker at bestille på vegne af (hvis der er flere tilgængelige).

Derefter kan du vælge den af de tilknyttede medarbejdere, du vil bestille for. Du kan efterfølgende trykke på knappen "Fortsæt", hvilket bringer dig til selve bestillingen, som fungerer på samme måde som når en Bestiller selv bestiller Mødeforplejning.

Læs mere her

Opdater ordre

1. Skift til miljøet Produktion
2. Tryk på menuen Produktion
3. Vælg menuen Mødeforplejning
4. Tryk på de tre prikker ud for den ønskede orde
5. Vælg "Rediger"

Herefter kan du redigere ordren på samme møde som bestillerne. Læs hvordan HER.

Afslut og fakturer ordrer

Husk at afslutte og fakturere (bogføre) de ordrer, du har leveret. Først når du har bogført ordren, bliver den faktureret. Du kan stadig redigere ordren, inden du bogfører den, hvis der er sket ændringer. Når ordren er bogført, kan den ikke længere ændres eller slettes.

1. Skift til miljøet Produktion
2. Tryk på menuen Produktion
3. Vælg menuen Mødeforplejning
4. Vælg fanen "Skal bogføres"
5. Er der en ordre, du ønsker at bogføre, trykkes på knappen "Godkendt" ud for pågældende ordre, og vælges "Bogfør"

1. Ønsker du at bogføre flere ordrer ad gangen, kan du vælge de ordrer du ønsker at låse ved at sætte hak i forkanten til venstre for de pågældende ordrer
2. I menuen, som kommer frem i bunden af skærmen, trykker du på "Status"
3. Vælg "Bogfør"

Opret eller opdater vare

Du kan let oprette, opdatere eller slette varer til mødeforplejning. Det foregår på samme måde som administration af varer til salg i kantinen

Se guide:

• Opret eller opdater vare

Vigtige links

Se alle guides: https://cateringportal.zendesk.com/hc/da/sections/201118315

Support: support@facilitynet.dk

Glemt adgangskode: https://bestil-nu.net/glemt-adgangskode