Med FacilityNet Mødeforplejning kan du nemt modtage og få et klart overblik over bestillinger med minimal administration. Du kan f.eks. printe produktionslister, hurtigt opdatere en ordre, og FacilityNet sørger for faktureringen, så du kan fokusere på at lave mad. Denne guide beskriver de vigtigste funktioner, der hjælper dig som kantineadministrator med at håndtere bestillinger.
Indhold:
Produktstyring
Har du behov for at tilføje nye produkter til sortimentet, redigere f.eks. pris eller beskrivelse af et eksisterende produkt, eller måske fjerne det helt? Det er meget simpelt.
- Skift til Administration - Læs hvordan HER
- Vælg menuen Produkter
- Vælg undermenuen Produkter
- Vælg hvilken prisliste du vil oprette eller se varer for. Prislister angiver hvor produktet vises, f.eks. POS, App, Mødeforplejning eller take-away
- Vil du tilføje en ny vare, trykkes på "Opret produkt"-knappen
- Vil du redigere eller slette et produkt, trykkes på de tre prikker yderst til højre, ud for den ønskede vare, efterfulgt af Rediger eller Slet.
Opret produkt
Trykker du Opret produkt, får du en række muligheder, hvoraf jeg her vil beskrive de vigtigste:
- Prisliste: Prislister bestemmer hvor varen skal vises, f.eks. POS, app, take-away shop etc.
- Produktgruppe: Med produktgrupper, kan du samle varer i grupper, som vises sammen, f.eks. Drikkevarer, Frokost, Kager etc.
- Navn: Giv varen et passende og beskrivende navn
- Pris: Til højre kan angives om prisen skal vises eller være skjult
- Marketing tag: Du kan fremhæve særlige varer ved at sætte et marketing tag på, f.eks. "Tilbud", "Vegetarisk" el. lign. Tagget vises både på POS, i app og mødeforplejnings- og takeaway-shop.
- Allergener: Registrer hvilke allergener, der måtte være forbundet med varen.
- Beskrivelse: Giv en kort, men sælgende beskrivelse af varen.
- Billede: Et godt billede kan vække interessen høs køberne. Billedet vises både på POS, i app og mødeforplejnings- og takeaway-shop.
- Tryk Opret
Lagerstyring
Med Lagerstyring har du mulighed for at holde styr på bevægelser i lagerbeholdningen af dine kantinevarer, samt evt. bestemme hvor mange du max. vil sælge pr. dag.
Samlet lagerbeholdning
Den samlede lagerbeholdning angiver hvor mange, i alt, du har på lager af en vare. Det er muligt at tilpasse antallet op eller ned, hvis f.eks. man har produceret flere af varen, eller har måtte kassere et antal. Dermed bliver det også tydeligere hvis man f.eks. ofte er nødt til at kassere varer som bliver for gamle, så man kan tilpasse og undgå spild.
Der er flere måder at sætte sin samlede lagerbeholdning.
Fra produktoversigt
I produktoversigten kan man se den samlede lagerbeholdning, samt antal solgte af dagens udbudte antal.
Trykker du på den samlede lagerbeholdning, kommer redigeringsvinduet frem
Fra produkt
Når du redigerer et produkt, kan du indtille den samlede lagerbeholdning ved at trykke på knappen ud for "Samlet lager", så kommer redigeringsvinduet frem.
Redigering af samlet lagerbeholdning
Når redigeringsvinduet er fremme:
- Sikr dig at "Lagerregulering" er aktiveret, som på ovenstående billede.
- Angiv om du vil tilføje til, eller fjerne fra lager
- Skriv det antal, du ønsker at regulere med
- Angiv årsag til reguleringen (Tilføj: f.eks. Indkøbt eller Produceret, Fjern: f.eks. Solgt eller Kasseret
- Angiv evt. en kort note om reguleringen, f.eks. en uddybning til Årsag
- Tryk på knappen "Bekræft"
Dagligt udbud
Dagligt udbud kan benyttes til at begrænse hvor mange man ønsker at sælge af en vare pr. dag, f.eks. hvis man har et begrænset antal, som skal vare hele ugen. Det er nemt, løbende at holde øje med dagens salg i forhold til det daglige udbud.
Der er flere måder at sætte sit daglige udbud.
Fra produktoversigt
I produktoversigten kan man se den samlede lagerbeholdning, samt antal solgte af dagens udbudte antal.
Trykker du på den samlede lagerbeholdning, kommer redigeringsvinduet frem
- Skift til "Til salg pr. dag"
- Angiv hvor mange varer, du ønsker at sælge pr. dag
- Tryk på knappen "Bekræft"
Fra produkt
Start med at redigere den ønskede vare.
- I feltet "Til salg pr. dag" angiver du det antal du ønsker at sælge dagligt
- Tryk på knappen "Gem"
Ordrehåndtering
Selve ordrehåndteringen i Facilitynet 2 består overordnet set af følgende punkter:
- Vurder om ikke-godkendte ordrer kan godkendes
- Lås dagens godkendte ordrer, så de ikke kan ændres af bestilleren
- Print leveringslister så du let kan se hvad der skal leveres hvor
- Producér og levér ordrer
- Tilpas evt. ordrer
- Bogfør ordrer
Se dagens bestillinger
Når du logger ind, vil du blive mødt af en oversigt over kommende ordrer.
Oversigten inkluderer Antallet af ordrer i dag, hvor mange der afventer godkendelse samt hvor mange der er klar til fakturering. Du kan altid vende tilbage til denne oversigt ved at gå til miljøet Produktion og vælge menupunktet Hjem.
Produktion
For en mere udførlig oversigt over ordrer, læs videre her
Ikke-godkendte ordrer
Kantinen kan fastsætte en deadline for, hvornår ordrer senest skal bestilles, for automatisk godkendelse. Typisk vil dette være dagen før, kl. 12:00. Bestiller en kunde efter deadline, vil de få en meddelelse om, at ordren skal godkendes af kantinen, før den kan leveres. Dette gælder også, hvis kunden tilføjer varer, der ikke er en del af kantinens varesortiment.
Det er op til kantinen at vurderer om de kan levere det ønskede, til tiden.
- Skift til miljøet Produktion
- Tryk på menuen "Produktion"
- Vælg menuen "Mødeforplejning"
- Tryk på fanen "Afventer godkendelse"
- Hvis en ordre kan godkendes, trykker du på den gule "Ikke godkendt"-knap og skifter til "Godkend". Starter produktionen af ordren øjeblikkeligt, kan ordren passende låses med det samme.
Lås dagens ordrer
Når du er klar til at producere en ordre og ikke ønsker, at bestilleren skal kunne foretage ændringer, kan du låse ordren. Vi anbefaler, at du først låser ordren så sent som muligt, så bestilleren stadig kan opdatere den indtil leverancen påbegyndes. For eksempel kan du vente med at låse ordren til dagen før leveringen. Hvis det drejer sig om et større arrangement med mange kuverter, kan du vælge at låse ordren tidligere.
- Skift til miljøet Produktion
- Tryk på menuen Produktion
- Vælg menuen Mødeforplejning
- Sikr at du er i fanen "Produktion"
- Vælg ønsket Tid ("I dag")
- Sæt flueben i kolonnen til venstre, for at vælge alle ordrer
- I den menu der kommer frem, vælges "Lås/oplås"
- Tryk på status "Lås"
Alle valgte ordrer er nu låst mod redigering fra kunden.
Udskriv følgesedler
Følgeseddelen viser alle detaljer på en ordre og fylder én A4-side. Den bruges til at få overblik over mødedetaljer og kan vedlægges leverancen.
- Skift til miljøet Produktion
- Tryk på menuen Produktion
- Vælg menuen Mødeforplejning
- Vælg Tid/Datointerval samt Leveringstype
- Vælg de ønskede ordrer
- Tryk "Udskriv"
- Vælg "Følgeseddel"
Udskriv produktionslister
Produktionslisten viser antallet af varer, der skal produceres for hver dag i ugen. Den kan bruges til at planlægge både produktion og indkøb.
- Skift til miljøet Produktion
- Tryk på menuen Produktion
- Vælg Planlægning
- Vælg den uge, du ønsker en oversigt over
- Under Mødeforplejning kan du nu se hvor meget der er bestilt af den enkelte vare, pr. dag i ugen
- Listen kan eksporteres som CSV-fil og f.eks. åbnes i MS Excel eller andre regneark, og udskrives
Udskriv leveringsliste
Leveringslisten viser de vigtigste ordredetaljer, såsom leveringstid, leveringssted, varelinjer, ordre-meddelelser og kontaktoplysninger på bestiller. Flere ordrer vises på én A4-side, så listen fylder mindre.
- Skift til miljøet Produktion
- Tryk på menuen Produktion
- Vælg menuen Mødeforplejning
- Vælg Tid/Datointerval samt Leveringstype
- Vælg de ønskede ordrer
- Tryk "Udskriv"
- Vælg Leveringsliste
Opret ordre
Du kan let oprette ordrer på vegne af en kunde (bruger), opdatere eller slette ordrer.
Du starter med at trykke på knappen "+ Ny"
Vælg "Mødeforplejning"
Du vil blive bedt om at vælge hvilken virksomhed du ønsker at bestille på vegne af (hvis der er flere tilgængelige).
Derefter kan du vælge den af de tilknyttede medarbejdere, du vil bestille for. Du kan efterfølgende trykke på knappen "Fortsæt", hvilket bringer dig til selve bestillingen, som fungerer på samme måde som når en Bestiller selv bestiller Mødeforplejning.
Opdater ordre
- Skift til miljøet Produktion
- Tryk på menuen Produktion
- Vælg menuen Mødeforplejning
- Tryk på de tre prikker ud for den ønskede orde
- Vælg "Rediger"
Herefter kan du redigere ordren på samme møde som bestillerne. Læs hvordan HER.
Afslut og fakturer ordrer
Husk at afslutte og fakturere (bogføre) de ordrer, du har leveret. Først når du har bogført ordren, bliver den faktureret. Du kan stadig redigere ordren, inden du bogfører den, hvis der er sket ændringer. Når ordren er bogført, kan den ikke længere ændres eller slettes.
- Skift til miljøet Produktion
- Tryk på menuen Produktion
- Vælg menuen Mødeforplejning
- Vælg fanen "Skal bogføres"
- Er der en ordre, du ønsker at bogføre, trykkes på knappen "Godkendt" ud for pågældende ordre, og vælges "Bogfør"
- Ønsker du at bogføre flere ordrer ad gangen, kan du vælge de ordrer du ønsker at låse ved at sætte hak i forkanten til venstre for de pågældende ordrer
- I menuen, som kommer frem i bunden af skærmen, trykker du på "Status"
- Vælg "Bogfør"
Arbejdsmiljøer i Facilitynet
For at lette overblikket for vores brugere, er Facilitynet opdelt i tre forskellige arbejdsmiljøer:
Produktion
Arbejdsmiljøet Produktion er hvor se salg, fordelt på mødeforplejning, take away og POS-salg. Det er også her det meste daglige brug af systemet ligger.
Administration
Miljøet Administration giver adgang til at administrere ting, som varer, prislister, brugerundersøgelser og beskeder/nyheder til kunderne.
Læs mere om:
Regnskab
Dette miljø er designet til at give bogholdere og økonomiansvarlige et detaljeret og let tilgængeligt overblik over virksomhedens salg. Ved at bruge regnskabsmodulet kan du hurtigt få indsigt i salgsdata og dermed forbedre finansiel rapportering og beslutningstagning. Det er også her, du kan oprette kreditnota eller tillægsordrer til bogførte ordrer.
Læs mere om Regnskabsmiljøet HER.
Vigtige links
Se alle guides: https://cateringportal.zendesk.com/hc/da/sections/201118315
Fuld guide, Mødeforplejning for køkkenadministrator: https://support.facilitynet.dk/hc/da/articles/23788210732690
Support: support@facilitynet.dk
Glemt adgangskode: https://bestil-nu.net/glemt-adgangskode