Denne guide fortæller hvordan du benytter Facilitynet's Gæste-tjek-ind skærm, så gæster kan tjekkes ind nemt og hurtigt, og deres vært får besked om at deres gæst(er) er ankommet.
Indhold:
Sådan fungerer gæste-tjek-ind processen
Gæste-tjek-ind processen afhænger primært af hvilken grad af selvbetjening man har besluttet. Herunder præsenteres de forskellige setups, samt hvordan den tilhørende tjek-ind proces ser ud.
100% selvbetjent
Dette setup fungerer, som navnet antyder, helt selvbetjent. Gæsten tjekker sig selv ind og får et gæstekort, og værten får automatisk besked.
- Når en gæst ankommer til tjek-ind skærmen, trykker de blot på tjek ind-knappen
- Er der tale om en lokation med flere firmaer, vælger man hvilket firma man besøger
- Gæsten kan derefter angive at de tjekker ind som enkeltperson
- Gæsten udfylder info om
- Hvem de har en aftale med
- Deres eget navn
- Deres virksomhed
- Til sidst trykkes på Tjek ind-knappen og skærmen viser en besked til gæsten f.eks. "Vent venligst til du bliver hentet af din vært."
- Værten modtager en besked pr. mail eller SMS om at deres gæst er ankommet
- Er standeren tilsluttet en printer, printes et gæstekort til gæsten.
Delvis selvbetjent
Denne løsning kræver at I har tilkøbt Facilitynets Receptionistsystem.
I dette setup bliver alle informationer stadig indtastet af gæsten selv og receptionen står alene for at printe gæstekortet med de indtastede info.
- Når en gæst ankommer til tjek-ind skærmen, trykker de blot på tjek ind-knappen
- Er der tale om en lokation med flere firmaer, vælger man hvilket firma man besøger
- Gæsten kan derefter angive at de tjekker ind som enkeltperson
- Gæsten udfylder info om
- Hvem de har en aftale med
- Deres eget navn
- Deres virksomhed
- Til sidst trykkes på Tjek ind-knappen og skærmen viser en besked til gæsten f.eks. "Gå op til receptionen for at modtage dit gæstekort."
- Værten modtager en besked pr. mail eller SMS om at deres gæst er ankommet
- Gæsten går hen til receptionisten, som printer et gæstekort til gæsten.
Personalebetjent tjek-ind
Denne løsning kræver at I har tilkøbt Facilitynets Receptionistsystem.
I dette setup indtastes informationerne af receptionisten.
- Når en gæst ankommer til receptionen, trykker receptionisten blot på tjek ind-knappen
- Receptionisten spørger og udfylder:
- Hvilken vært som gæsten skal besøge
- Gæstens eget navn
- Gæstens virksomhed
- Til sidst trykker receptionisten på Tjek ind-knappen
- Værten modtager en besked pr. mail eller SMS om at deres gæst er ankommet
- Er standeren tilsluttet en printer, printes et gæstekort til gæsten.
Gruppe tjek-ind
Ankommer der en større gruppe gæster, vil det kunne resultere i kø-dannelse, hvis de alle skal indtaste sig enkeltvis. Det er derfor muligt at lave ét tjek-ind som registrerer hele gruppen på én gang.
- Når en gruppe af gæster ankommer til tjek-ind skærmen, trykker de blot på tjek ind-knappen
- Er der tale om en lokation med flere firmaer, vælger man hvilket firma man besøger
- Gæsten kan derefter angive at de tjekker ind som gruppe
- Gæsterne udfylder info om
- Hvem de har en aftale med
- Antal gæster
- Deres virksomhed (gruppebetegnelse)
- Til sidst trykkes på Tjek ind-knappen
- Værten modtager en besked pr. mail eller SMS om at deres gæster er ankommet
- Er standeren tilsluttet en printer, printes gæstekort til gæsterne
Sådan tjekker pakkeposten sig ind
For at tilbyde at pakkeposten kan tjekke sig ind, skal denne funktion være aktiveret på jeres gæste-tjek-ind-skærm.
- Når pakkeposten ankommer til tjek-ind skærmen, trykker de blot på pakkepost-knappen
- Er der tale om en lokation med flere firmaer, vælger man hvilket firma pakken er til
- Virksomheden har registreret en eller personer som modtager besked pr. mail eller SMS om at der er leveret pakkepost.
Hvordan modtager vært en notifikation på gæste-tjek-ind?
Brugere kan modtage en notifikation via SMS eller e-mail, når gæster tjekker sig ind på gæste-tjek-ind-skærmen. Når brugere oprettes i Facilitynet, kan kan der tilføjes en e-mail-adresse og et mobilnummer på brugeren. Brugere der er oprettet i Facilitynet vil automatisk blive vist på gæste-tjek-ind-skærmen.
Nedenstående feature kommer snart:
Brugerne kan selv logge ind i Facilitynet, hvor de kan sætte følgende op:
- Jeg ønsker ikke at blive vist på gæste tjek-ind-skærmen.
- Jeg ønsker at modtage notifikation via E-mail, SMS eller mobilapp.
- Jeg ønsker at videredelegere mine gæste-notifikationer til andre brugere.
Hvordan modtager udvalgte personer en notifikation på pakkepost gæste-tjek-ind?
Jeres virksomhedsadministrator kan logge ind i Facilitynet back office og vælge de brugere som skal modtage en notifikation, hvis pakkeposten tjekke sig ind.
Se guide: https://support.facilitynet.dk/hc/da/articles/205141699
Hvordan oprettes medarbejdere i Facilitynet?
Jeres brugere kan oprettes og vedligeholdes enten manuelt eller automatisk. Vi anbefaler, at I aktiverer automatisk vedligeholdelse af brugerne, da dette giver følgende fordele:
- I sparer tid på oprettelse og vedligeholdelse af brugere og sikrer, at deres kontaktinformationer (e-mailadresse og SMS) altid er opdaterede.
- Nye medarbejdere samt fratrådte medarbejdere bliver straks registreret og fjernet på gæste tjek-ind-skærmen uden forsinkelse.
- I sikrer, at I overholder GDPR-reglerne samt jeres egne databehandleraftaler.
Manuelt brugeroprettelse
Jeres virksomhedsadministrator skal manuelt oprette og vedligeholde brugere via Facilitynet back office brugergrænseflade.
Automatisk brugeroprettelse
I kan sætte automatisk brugeroprettelse op via følgende metoder:
- Active Directory Synkronisering
- Upload af CSV-fil
- Upload via API
Se guide til brugervedligeholdelse: https://support.facilitynet.dk/hc/da/articles/360019997598-Brugeroprettelse
Det skal bemærkes at automatisk vedligeholdelse af bruger er tilkøbsydelser. Kontakt support@facilitynet.dk, hvis du ønsker at høre mere herom.
Trouble shooting
(Under konstruktion)