Kom godt i gang med Gæste-tjek-ind skærmen

Denne guide fortæller hvordan du benytter Facilitynet's Gæste-tjek-ind skærm, så gæster kan tjekkes ind nemt og hurtigt, og deres vært får besked om at deres gæst(er) er ankommet.

Indhold:

Sådan fungerer gæste-tjek-ind processen

Gæste-tjek-ind processen afhænger primært af hvilken grad af selvbetjening man har besluttet. Herunder præsenteres de forskellige setups, samt hvordan den tilhørende tjek-ind proces ser ud.

Selvbetjent gæste check-ind

Dette setup fungerer, som navnet antyder, helt selvbetjent. Gæsten tjekker sig selv ind og får et gæstekort, og værten får automatisk besked.

1. Når en gæst ankommer til tjek-ind skærmen, trykker de blot på tjek ind-knappen
2. Er der tale om en lokation med flere firmaer, vælger man hvilket firma man besøger
3. Gæsten kan derefter angive at de tjekker ind som enkeltperson (Er der tale om en gruppe, som skal tjekke ind, læs HER)
4. Gæsten udfylder info om
   • Hvem de har en aftale med
     • Ved at begynde at skrive værtens navn i feltet "Kontaktperson", vises de navne som passer til det indtastede.
     • Alternativt kan man trykke på knappen "Vis alle kontakter" og vælge forbogstavet på værten. Alle kontakter med det forbogstav vises.
   • Deres eget navn
   • Deres virksomhed
5. Til sidst trykkes på Tjek ind-knappen og skærmen viser en besked til gæsten f.eks. "Vent venligst til du bliver hentet af din vært."
6. Værten modtager en besked pr. mail eller SMS om at deres gæst er ankommet
7. Er standeren tilsluttet en printer, printes et gæstekort til gæsten.

Personlig modtagelse efter selvbetjent gæste check-ind

Denne løsning kræver at I har tilkøbt Facilitynets Receptionistsystem.

I dette setup bliver alle informationer stadig indtastet af gæsten selv, som derefter modtager gæstekort og evt. instruktioner i receptionen.

1. Når en gæst ankommer til tjek-ind skærmen, trykker de blot på tjek ind-knappen
2. Er der tale om en lokation med flere firmaer, vælger man hvilket firma man besøger
3. Gæsten kan derefter angive at de tjekker ind som enkeltperson
4. Gæsten udfylder info om
   • Hvem de har en aftale med
   • Deres eget navn
   • Deres virksomhed
5. Til sidst trykkes på Tjek ind-knappen og skærmen viser en besked til gæsten f.eks. "Gå op til receptionen for at modtage dit gæstekort."
6. Værten modtager en besked pr. mail eller SMS om at deres gæst er ankommet
7. Gæsten går hen til receptionisten, som printer et gæstekort til gæsten.

Gruppe tjek-ind

Ankommer der en større gruppe gæster, vil det kunne resultere i kø-dannelse, hvis de alle skal indtaste sig enkeltvis. Det er derfor muligt at lave ét tjek-ind som registrerer hele gruppen på én gang.

1. Når en gruppe af gæster ankommer til tjek-ind skærmen, trykker de blot på tjek ind-knappen
2. Er der tale om en lokation med flere firmaer, vælger man hvilket firma man besøger
3. Gæsten kan derefter angive at de tjekker ind som gruppe
4. Gæsterne udfylder info om
   • Hvem de har en aftale med
     • Ved at begynde at skrive værtens navn i feltet "Kontaktperson", vises de navne som passer til det indtastede.
     • Alternativt kan man trykke på knappen "Vis alle kontakter" og vælge forbogstavet på værten. Alle kontakter med det forbogstav vises.
   • Antal gæster
   • Deres virksomhed (gruppebetegnelse)
5. Til sidst trykkes på Tjek ind-knappen
6. Værten modtager en besked pr. mail eller SMS om at deres gæster er ankommet
7. Er standeren tilsluttet en printer, printes gæstekort til gæsterne

Sådan tjekker pakkeposten sig ind

For at tilbyde at pakkeposten kan tjekke sig ind, skal denne funktion være aktiveret på jeres gæste-tjek-ind-skærm.

1. Når pakkeposten ankommer til tjek-ind skærmen, trykker de blot på pakkepost-knappen
2. Er der tale om en lokation med flere firmaer, vælger man hvilket firma pakken er til
3. Virksomheden har registreret en eller personer som modtager besked pr. mail eller SMS om at der er leveret pakkepost.

Hvordan modtager vært en notifikation på gæste-tjek-ind?

Brugere kan modtage en notifikation via SMS eller e-mail, når gæster tjekker sig ind på gæste-tjek-ind-skærmen. Når brugere oprettes i Facilitynet, kan kan der tilføjes en e-mail-adresse og et mobilnummer på brugeren. Brugere der er oprettet i Facilitynet vil automatisk blive vist på gæste-tjek-ind-skærmen.

Nedenstående feature kommer snart:
Brugerne kan selv logge ind i Facilitynet, hvor de kan sætte følgende op:

1. Jeg ønsker ikke at blive vist på gæste tjek-ind-skærmen.
2. Jeg ønsker at modtage notifikation via E-mail, SMS eller mobilapp.
3. Jeg ønsker at videredelegere mine gæste-notifikationer til andre brugere.

Hvordan modtager udvalgte personer en notifikation på pakkepost gæste-tjek-ind?

Jeres virksomhedsadministrator kan logge ind i Facilitynet back office og vælge de brugere som skal modtage en notifikation, hvis pakkeposten tjekke sig ind.
Se guide: https://support.facilitynet.dk/hc/da/articles/205141699

Hvordan oprettes virksomheder i Facilitynet?

Hvis en ny virksomhed flytter ind, skal de antageligvis også fremgå af tjek-ind skærmen. 

For oprettelse af nye virksomheder, kontakt support@facilitynet.dk

Hvordan oprettes medarbejdere i Facilitynet?

Jeres brugere kan oprettes og vedligeholdes enten manuelt eller automatisk. Vi anbefaler, at I aktiverer automatisk vedligeholdelse af brugerne, da dette giver følgende fordele:

• I sparer tid på oprettelse og vedligeholdelse af brugere og sikrer, at deres kontaktinformationer (e-mailadresse og SMS) altid er opdaterede.
• Nye medarbejdere samt fratrådte medarbejdere bliver straks registreret og fjernet på gæste tjek-ind-skærmen uden forsinkelse.
• I sikrer, at I overholder GDPR-reglerne samt jeres egne databehandleraftaler.

Manuelt brugeroprettelse

Jeres virksomhedsadministrator skal manuelt oprette og vedligeholde brugere via Facilitynet back office brugergrænseflade.

Automatisk brugeroprettelse

I kan sætte automatisk brugeroprettelse op via følgende metoder:

1. Active Directory Synkronisering
2. Upload af CSV-fil
3. Upload via API

Se guide til brugervedligeholdelse: Brugeroprettelse

Det skal bemærkes at automatisk vedligeholdelse af bruger er tilkøbsydelser. Kontakt support@facilitynet.dk, hvis du ønsker at høre mere herom.

Personalebetjent tjek-ind

Ønsker i den højeste grad af interaktion med gæsterne, kan I benytte personalebetjent tjek-ind. Denne løsning kræver at I har tilkøbt Facilitynets Receptionistsystem. Her springes selvbetjeningen over og alle informationer indtastes af receptionisten.

1. Når en gæst ankommer til receptionen, trykker receptionisten blot på tjek ind-knappen
2. Receptionisten spørger og udfylder:
   • Hvilken vært/virksomhed som gæsten skal besøge
   • Gæstens eget navn
   • Gæstens virksomhed
3. Til sidst trykker receptionisten på Tjek ind-knappen
4. Værten modtager en besked pr. mail eller SMS om at deres gæst er ankommet
5. Er computeren tilsluttet en label-printer, printes et gæstekort til gæsten.

Trouble shooting

Er I løbet tør for labelruller til gæstekort-printeren?

Skriv til support@facilitynet.dk for priser og køb.

Skift labelrulle i gæstekort-printeren

For at skifte labelrulle i gæstekort-printeren, følges DENNE guide

Ønsker til opsætning af tjek-ind skærmen

Der er flere muligheder for tilpasning af tjek-ind skærmen. Det kan f.eks. være link til rejseplanen eller taxa-services. Kontakt support@facilitynet.dk hvis I har spørgsmål eller ønsker til særligt indhold på skærmen.