Guide: Mødeforplejning for bestiller

Med FacilityNet Mødeforplejning kan du nemt bestille forplejning til møder. Du kan hurtigt bestille til almindelige møder, heldagsmøder og gentagne møder. Korrekt udfyldelse af bestillingen sikrer at både kantinen og økonomiafdelingen får besked om både bestillinger og ændringer. 

Der er to måder at bestille på: via web og via Outlook add-in. 

Denne guide viser de vigtigste trin, så du hurtigt kan få bestilt mødeforplejning. 

Indhold:

Opret mødeforplejning

Når du er logget ind i Facilitynet, kan du oprette en ny mødeforplejningsordre.

1: Ny mødeforplejning

1. Fra dit dashboard, trykker du på "Ny"-knappen.
2. Vælg Mødeforplejning

2: Tilføj levering

• Udfyld dato og tidspunkt for hvornår du ønsker mødeforplejning. 
• Hvis du kommer direkte fra en ressourcebooking, vil disse felter allerede være udfyldt.

3: Vælg varer

1. Vælg de forplejninger du ønsker ved at trykke på den sorte "+"-knap under den ønskede vare.
2. Du kan øge den ønskede mængde af den pågældende vare ved at trykke på den hvide "+"-knap der kommer frem.
3. Du kan mindske den ønskede mængde af den pågældende vare ved at trykke på den hvide "-"-knap der kommer frem.
4. Alternativt kan du skrive det ønskede antal i tekstfeltet mellem "-"- og "+"-knappen.

4: Mødedetaljer

• Her kan du bekræfte mødedetaljerne, som mødenavn og -ansvarlig.
• Hvis du kommer direkte fra en ressourcebooking, vil disse felter allerede være udfyldt.

5: Levering

1. Angiv hvor mange der bestilles til.
2. Vælg om bestillingen indtages i kantinen, skal leveres eller om du selv står for at afhente ordren.
3. Vælges levering, bedes du angive leveringssted. Hvis du kommer direkte fra en ressourcebooking, vil dette felt allerede være udfyldt.
4. Det er muligt at skrive en note til køkkenet, hvis det ønskes, f.eks. "Husk servietter".

6: Betaling

• Angiv hvem der skal faktureres for bestillingen (Regningsmodtager/Costcenter).
• Formularopsætning for costcentre kan tilpasses den enkelte virksomhed.

7: Tilføj mødedeltagere

Hvis det ønskes, kan man tilføje mødedeltagere til ordren, inkl. hvorvidt det er interne eller eksterne deltagere.

Start med at trykke på knappen "Tilføj mødedeltagere"

1. Indtast navn på deltageren
2. Indtast virksomheden, deltageren kommer fra
3. Angiv om deltageren er ekstern. I det viste eksempel, er deltageren angivet som ekstern.
4. Tryk på "Tilføj deltagere" for at angive flere deltagere
5. Tryk på det røde "Kassér"-ikon for at slette den pågældende deltager
6. Tryk på knappen "Gem" når alle deltagere er angivet

Tryk på knappen "Næste" for at gå til ordrebekræftelse.

8: Bekræft ordre

Du får nu en samlet oversigt over bestillingen.

1. Har du rettelser, trykker du på knappen "Fortsæt redigering".
2. Ser alt rigtigt ud, trykker du på knappen "Bekræft ordre".

Rediger eller slet mødeforplejning

Du kan redigere eller slette en mødeforplejningsordre, så længe kantinen ikke har låst den.

Ordre til i dag

1. På dit dashboard, hvor du finder dine ordrer til i dag, klikker du på de tre prikker ud for den pågældende ordre.
2. For at opdatere, trykker du på "Opdater".
3. For at slette, trykker du på "Slet".

Når ordren er låst, skal du kontakte kantinen for at få ændret ordren.

Ordre til en anden dag

1. Tryk på ikonet "Vis kommende ordrer".
2. Vælg fanen "Mødeforplejning".
3. Tryk på de tre prikker ud for det ønskede møde, og vælge "Rediger" eller "Slet" efter behov. 

Bestil flere leveringer til et heldagsmøde

Du kan få leveret mødeforplejning mere end én gang til et møde, f.eks. hvis der er tale om et heldagsmøde.

Det gøres under ovenstående punkt 3.

• Ønsker du at få leveret mere end én gang, trykkes på "+ Tilføj"-knappen, hvorefter punkt 2 (angiv dato og tidspunkt) og 3 (vælg varer) gentages.

Bestil mødeforplejning via Outlook

Her kan du se hvordan man nemt bestiller mødeforplejning direkte fra Outlook:

Har du desuden adgang til Facilitynet ressourcebooking, kan du bestille både mødelokale og mødeforplejning i samme arbejdsgang. 

Se en video der viser hvordan her: https://youtu.be/lQcs3qzL2rM

Vigtige links

Alle guides: https://support.facilitynet.dk/hc/da/categories/200139778-Bestiller

Fuld guide, mødeforplejning for bestiller: https://support.facilitynet.dk/hc/da/articles/23807613873554

Kontakt support: support@facilitynet.dk

Glemt adgangskode: https://bestil-nu.net/glemt-adgangskode